هر آنچه درباره یک برنامه ریزی اصولی باید بدانید

چیزی که جهان اطراف را فرا گرفته، انبوهی از تلاش­های انسان برای رسیدن به موفقیت است. این موفقیت می‌تواند در هر زمینه­‌ای باشد. اما نکته قابل توجه در تمام این موارد این است که اگر می­‌خواهید پیروزی و حس لذت بخش رسیدن به آن را درک کنید باید یک برنامه ریزی داشته باشید. پس ما در این مقاله از وبسایت آکادمی کسب و کار جوانبخت سعی داریم بهترین و برترین اصول برنامه ریزی در کسب و کار را برایتان بیان کنیم.

7 اصل برنامه ریزی اصولی

در ابتدا هفت اصل اساسی و مهم برنامه­ ریزی را باید بدانید.

1.فقط آن چیزی را انجام دهید که لازم است

لازم به ذکر نیست که اتلاف در هر کاری می­تواند مانع پیشرفت شود. این اصل نیز به همین امر اشاره دارد؛ شما باید فقط کاری را انجام دهید که ارزشش را داشته باشد. بنابراین طرحی که برای کسب و کارتان در نظر می­گیرید باید همسو با اهداف تجاری شما باشد و اما هدف تجاری از برنامه­ریزی همان چیزی است که می­خواهید در کسب و کار به آن برسید. به عبارتی می ­توان گفت این همان اصل کمک به اهداف است یعنی برنامه­ریزی باید شما را در رسیدن به اهدافتان یاری دهد.

2.اصل علاقه مدیر ارشد

مدیر اجرایی پروژه که مسئولیت نظارت بر اجرای صحیح کار را دارد باید خودش به برنامه ریزی علاقه داشته باشد و این نظم و انضباط را ابتدا در خودش به نمایش بگذارد تا تیم زیر مجموعه وی به آن ترغیب شوند.

3.اهداف بلند مدت و کوتاه مدت کسب و کارتان را مشخص کنید

قطعا از ابتدایی‌ترین و مهم­ترین قدم­ها برای برنامه ریزی تعیین اهداف بلند مدت و کوتاه مدت همسو با آن است. اینکار به شما کمک می­کند که بتوانید در یک مسیر مشخص گام بگذارید بدون آنکه از مسیر منحرف شوید. سعی کنید آن چیزی که می­خواهید در آینده به آن برسید را تجسم کنید و با در نظر گرفتن آن، اهداف را مشخص کنید. در نظر داشته باشید که اهدافتان نباید زیاد آرمانی ودست نیافتنی نباشد.

4.اصل انعطاف پذیری

در طول مسیر همیشه امکان مواجه شدن با چالش‌ها و موانع جدید وجود دارد که باید از آن­ها گذر کرد و این نیازمند یک برنامه ریزی منعطف است. اگر برنامه تعیین شده این قابلیت را نداشته باشد، در اولین مواجه با یک رخداد غیرقابل پیش­بینی، برنامه نوشته شده کارایی خود را از دست داده و به ناچار باید آن را کنار گذاشت و پروژه با شکست مواجه می­‌شود.

5.اصل ناوبری

اصل ناوبری کاملا مرتبط با اصل قبلی یعنی انعطاف پذیری است و آن را تکمیل می­کند. در این اصل به منظور دستیابی به اهداف مورد نظر باید روند نظارت بر اتفاقات و رویدادها و ترکیب آن با بازنگری برنامه نوشته شده، موانع را پشت سر بگذاریم. همانطور که یک دریانورد با توجه به رفتار و وضع آب مسیر و جهت کشتی خود را تنظیم می­کند.

6.اصل تعهد

اصل تعهد یا همان (commitment) به همان دخیل دادن زمان در برنامه اشاره دارد، یعنی متعد شوید در موعدی خاص و از قبل تعیین شده کار لازمه را انجام دهید. به عنوان مثال یک دانش آموز کنکوری قصد دارد با یک برنامه یک ساله به نتیجه دلخواهش در کنکور برسد.

7.اصل عامل محدود کننده

در یک برنامه اصولی وصحیح علاوه بر اینکه اهداف مشخص می­شود باید عوامل محدود کننده نیز پیش­بینی و در نظر گرفته شود. هر آنچه که مانع رسیدن به هدف شود عامل محدود کننده است و این مورد بسته به درایت و تجربه فرد دارد که از موانع راه با خبر باشد.

قواعد برنامه ریزی اصولی

این هفت مورد اصول اساسی و بنیادین یک برنامه ریزی هستن، اصولی که بدون آن برنامه شما کارایی نخواهد داشت. در کنار این اصول یه سری دیگر از قواعد وجود دارد که تکمیل کننده این موارد هستند و برای یک کسب و کار موفق لازم و ضروری به حساب می­آیند:

1.ادامه دار بودن

نقطه­ای به عنوان اتمام برنامه ریزی وجود ندارد و این یعنی نمی­توانید یک برنامه را تا مادام العمر استفاده کنید و انتظار موفقیت داشته باشید؛ زیرا رقبا و روش­های تجاری دائم در حال تغییر هستند.

2.اعمال رقابت در برنامه ریزی

ما صرفا در یک محیط سر بسته عمل نمی­کنیم بلکه همزمان با ما رقبا در حال تلاش برای بهتر، ارزان‌تر و نوآورانه­تر نشان دادن خدمات و محصولاتشان هستند. شاید طرح شما بر روی کاغذ قشنگ و زیبا به نظر برسد، اما کارایی آن در عمل و مقایسه با دیگران مشخص می­شود. پس اول خود و محصول خود را بشناسید و از نقاط برتری در که در مقایسه با دیگران در آن وجود دارد مطلع شوید، سپس با بررسی رقبا از آن به نفع خود استفاده کنید.

3.برنامه باید استراتژی داشته باشد

صرفا داشتن طرح نمی­تواند کمک کننده باشد بلکه باید در کنار آن استراتژی نیز داشته باشید. اما شاید فرقشان را ندانید؛ طرح به شما کاری که می‌خواهید انجام دهید را می­گوید، اما استراتژی نحوه انجام آن را. بنابراین اگر می­خواهید یک کسب و کار موفق داشته باشید بر روی استراتژی­هایتان کار کنید تا به نتایج واقعی برسید.

4.مطابق با امکانات و هزینه ها

گفتیم که برنامه باید منطبق با واقعیت باشد نه وهم و خیالات؛ بنابراین در هنگام نوشتن برنامه یکی از ارکانی که باید به آن توجه کنیم، منابعی است که در اختیار داریم.

5.اصل نوآوری

نوآوری یعنی با توجه به نیاز مشتری و برای کسب رضایت او چیزی جدید ارائه دهیم که این خود یک استراتژی مهم در تجارت به حساب می­آید. دنیای اطراف ما پویا است برای رشد در آن باید نوآور بود که آن هم از طریق تحقیق و توسعه است.

6.اصل همکاری و مشارکت

این اصل برای بهبود کیفیت برنامه ریزی مورد نیاز است. برای اینکار شما باید ابتدا طرح را به صورت کامل برای کارکنان شرح دهید تا متوجه حقایق آن شوند و از این طریق می­توانید همکاری صمیمانه آنها را برای خود جلب کنید.

نحوه انجام برنام  ریزی اصولی

اکنون شما اصلی‌ترین قواعد و نکات برنامه ریزی را آموخته‌­اید؛ در قدم آخر وقت آن رسیده تا در هشت مرحله، نحوه انجام آن را تقسیم کنیم:

1.شناختن موقعیت و تجزیه و تحلیل

در این مرحله برای اینکه برنامتان دقیق و قوی باشد باید تا حد امکان اطلاعات درباره موقعیت پیش­رو جمع آوری کنید. شما با بررسی نقاط قوت و ضعف موقعیت فعلی و فرصت­‌های موجود و به دنبال آن مشکلات و ضعف­‌های احتمالی موجود در سازمان، به خطراتی که ممکن است برنامه ریزی ما را تحت تاثیر قرار ­دهند، پی خواهید برد.

2.تعیین اهداف

حال که موقعیت را مورد بررسی و تحلیل قرار دادید نوبت به هدف گذاری می­‌رسد. یک هدف گذاری صحیح و اصولی باعث تمرکز بیشتر و جلوگیری از هدر رفتن وقت و تلاش شما می‌­شود.

برای تعیین اهداف از برخی سوالات می‌­توانید کمک بگیرید مانند:

• در کارم به چه بازدهی قرار است برسم؟
• می­خواهم آینده پیش­رویم چگونه باشد؟
• ارزش­های اصلی مدنظر من و سازمان من چیست؟

3.کاوش در گزینه ­ها

در این مرحله شما سعی می­‌کنید تمام ایده­‌های مفید را یادداشت کنید. ابزار اصلی در این مرحله خلاقیت است. شاید فکر کنید اولین راه ­حلی که به ذهنتان می­‌رسد بهترین راه­ حل است؛ اما کافی است تا کمی بیشتر در ذهن خود کاوش کنید؛ خواهید دید که ایده‌­های بهتری نیز وجود دارد.

4.انتخاب بهترین گزینه

حال باید از میان انبوه ایده­ای که یادداشت کرده­اید بهترین را انتخاب کنید و طبق آن برنامه ­ریزیتان را انجام دهید. برای این کار کافی است هر کدام را از لحاظ مزایا، معایب، هزینه و امکانات مورد نیاز تجزیه و تحلیل کنید.

5. برنامه ریزی دقیق

این مرحله شامل طرح و برنامه ریزی دقیق اعم از تعیین اولویت­‌ها و اینکه چه کسی، چه چیزی و در کجا اتفاق بیافتد است. یک برنامه خوب نه تنها باید به شما بگوید که چه چیزی را انجام می­‌دهید بلکه باید به شما امکان کنترل خطرات و بحران­های مسیر را دهد.

6.بررسی طرح و تاثیر آن

شاید تا الان تلاش زیادی برای نوشتن این برنامه کرده باشید ولی با یک بررسی و بازنگری مجدد متوجه شوید که قرار نیست این طرح عملی شود. بسیاری از طرح­‌ها بر روی کاغذ زیبا به نظر می­‌رسند ولی هنگام به اجرا درآمدن حرفی برای گفتن ندارند. تجزیه و تحلیل ب شما نشان می­‌دهد که آیا طرح بازخورد مناسب را به دنبال دارد یا به عبارتی؛ نقاط مثبت از نقاط منفی آن بیشتر است یا نه. گاهی مجبور می­‌شویم به مرحله قبلی برگردیم و دوباره برنامه را بنویسیم.

7.اجرا

اگر بهترین برنامه­ی دنیا را هم داشته باشید بدون این مرحله فایده­‌ای نخواهد داشت. در برنامه اصولی نحوه اجرا و استراتژی انجام کارها را نیز بیان شده است؛ کافی است طبق آن عمل کنیم و بر نحوه اجرای آن نظارت داشته باشیم.

8.بستن و مرور برنامه

انسان همواره باید بیاموزد و با استفاده از تجربه­‌ای که کسب می­کند طرح‌­های آینده­اش را بهبود ببخشد. اکنون که برنامه شما به موفقیت رسید یک بار دیگر آن را ارزیابی کنید تا ببینید تغییر چه چیزی می‌تواند در آینده به شما بیشتر کمک کند. حتی ممکن است در آینده پروژه‌­های مشابهی دریافت کنید و این کمک می­‌کند تا مطمئن شوید هیچ جنبه مهمی در آن نادیده گرفته نشده است.

سخن پایانی

در این مقاله سعی شده تمام آنچه را که در شکل گیری یک برنامه اصولی نقش دارد را مورد بررسی قرار داده و مهم­ترین ارکان آن را برای شما بیان کنیم. دانستن این نکات از خیلی اشتباهات جلوگیری می­‌کند. سعی کنید اهمیت برنامه ریزی را در تمام مراحل زندگی درک کنید تا بتوانید وقت و انرژی خود را در مسیری درست و هدفمند قرار دهید.