هر آنچه در مورد ERP بایدبدانید

اعات ورودی در کسب و کارهای کوچک، بسیار محدود هستند. در نتیجه، پردازش و تجزیه و تحلیل آن‌ها بسیار ساده خواهد بود. در اغلب موارد، می‌توان با استفاده از چند نیروی انسانی تمامی اطلاعات ورودی به کسب و کار را مورد بررسی قرار داد. همچنین در کسب و کارهای کوچک، انجام محاسبات و ارائه گزارش به مشتریان یا شرکت‌های همکار با سرعت بیشتری انجام می‌شود. هر چه که دامنه فعالیتهای کسب و کار توسعه پیدا کند میزان اطلاعات ورودی نیز افزایش پیدا خواهد کرد به گونه ای که در کسب و کارهای توسعه یافته و بزرگ پردازش دستی داده ها و انجام محاسبات کار بسیار دشواری است.

 به همین دلیل اغلب کسب و کارهای توسعه یافته از پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی یا ERP استفاده می‌کنند. در ادامه این مقاله قصد داریم به طور کامل درباره ERP صحبت کنیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید. اگر به کسب اطلاعات بیشتر درباره توسعه کسب و کار علاقه‌مند هستید، بهتر است به وب سایت آکادمی کسب و کار جوانبخت مراجعه کنید.

برنامه ریزی منابع سازمانی یا EPR چیست؟

 پلتفرم EPR یا برنامه ریزی منابع سازمانی، یک پلتفرم مناسب برای مدیریت تمامی فعالیت‌های داخلی کسب و کار ‌است. با استفاده از این پلتفرم، می‌توان تمامی فرآیندهای تجاری داخلی کسب و کار مثل امور مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین و مواردی مانند این را مدیریت کرد. هرچقدر یک سازمان بزرگ‌تر شود، تعداد نیروهای انسانی افزایش پیدا می‌کند و تجهیزات داخلی سازمان نیز گسترده‌تر خواهد شد.

به همین دلیل، مدیریت کسب و کارهای بزرگ کار چندان ساده‌ای نیست. برنامه ریزی منابع سازمانی، امروزه در بسیاری از کشورهای جهان مورد استفاده قرار می‌گیرد و استفاده از آن در شرکت‌ها یا سازمان‌های بزرگ الزامی است. به کسب و کارهای کوچک پیشنهاد می‌شود در ابتدای کار از این پلتفرم برای توسعه و رشد کسب و کار خود استفاده کنند.

تمامی روش‌های توسعه کسب و کار و تجزیه و تحلیل اطلاعات ورودی، در قالب دوره‌های پیشرفته در وب سایت آکادمی جوانبخت آماده شده‌اند که علاقه‌مندان می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.

  پلتفرم EPR چگونه کار می کند؟

پلتفرم EPR به صورت خودکار تمامی فرایندهای کسب و کار را کنترل می‌کند. این مجموعه شامل یک پایگاه داده مرکزی است که تمامی ورودی‌ها مثل اطلاعات حسابداری، اطلاعات تولید، مدیریت زنجیره تامین، اطلاعات مربوط به فروش، بازاریابی یا حتی منابع انسانی را جمع آوری و پردازش می‌کند. یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی که بسیاری از کسب و کارها با آن دست و پنجه نرم می‌کنند، این است که نمی‌توانند اطلاعات متنوع و گوناگون را به صورت همزمان پردازش کنند.

استخدام چندین نیروی انسانی برای پردازش تعداد زیادی از داده‌ها کافی نیست. برخی نیروهای انسانی ممکن است هنگام انجام محاسبات دچار اشتباه و خطا شوند. در کسب و کارهای بزرگ و توسعه یافته، کوچک‌ترین اشتباه و خطا ممکن است آسیب مالی بسیار زیادی به کسب و کار و ذینفعان وارد کند. زمانی که اطلاعات ورودی به یک کسب و کار گسترده و زیاد باشد، کارمندان برای پردازش اطلاعات سردرگم می‌شوند.

این مسئله تا حد زیادی در رشد یک کسب و کار موثر خواهد بود. در این حالت، نیازی   نیست کارکنان زمان و انرژی خود را برای تجزیه و تحلیل اسناد تکراری تلف کنند. پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی می‌تواند این مشکل را با جمع‌آوری و پردازش اطلاعات در یک پایگاه داده مرکزی رفع کند. به این ترتیب، مدیران و کارمندان یک کسب و کار دید بهتری نسبت به اطلاعات ورودی دارند و می‌توانند این اطلاعات را در دسته‌های مختلف قرار دهند.

آیا استفاده از EPR برای توسعه مشاغل الزامی است؟

استفاده از EPR امری الزامی نیست و بسیاری از کسب و کارها در عصر امروز از آن استفاده نمی‌کنند. در مقابل، مشاغلی نیز وجود دارند که برای تدوین اطلاعات از پلتفرم ریزی منابع سازمانی استفاده می‌کنند. EPR به سرمایه گذاران و مالکین کسب و کار کمک می‌کند تا با کمترین سرمایه انسانی و مالی، دستاوردهای بهتری داشته باشند. همچنین کسب و کارها می‌توانند از پردازش درست داده‌ها برای بهبود فرآیندهای تجاری استفاده کنند.

 این پلتفرم بهترین ابزار برای برنامه ریزی و هماهنگی بین بخش‌های مختلف کسب و کار است. با استفاده از EPR، تمامی کارمندان و کارکنان کسب و کار قادر خواهند بود سفارشات مشتری را با جزئیات کامل ببینند و بررسی دقیق‌تری از وضعیت بازار داشته باشند. بنابراین، می‌توان گفت پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی نقش موثری در پیشبرد کسب و کارهای توسعه یافته دارد.

اگر به کسب اطلاعات بیشتر درباره روش‌های رشد و توسعه کسب و کار علاقه دارید، پیشنهاد می‌کنیم از بخش تماس با ما در سایت آکادمی جوانبخت، با مشاورین این مجموعه تماس بگیرید.

چگونه باید EPR را تهیه کرد؟

کسب و کارهایی که به دنبال استفاده از EPR هستند، باید به شرکت‌های ارائه دهنده این پلتفرم مراجعه کنند. طی چند سال گذشته، این پلتفرم با استفاده از سرورهای کلاینت فیزیکی و سیستم‌های ورود دستی مورد استفاده قرار می‌گرفت. امروزه ویژگی‌های جدید مثل دسترسی از راه دور و دسترسی مبتنی بر وب به این پلتفرم اضافه شده است. EPR همیشه توسط شرکت‌هایی که آن را طراحی کرده‌اند نگهداری می‌شود.

مشتریان می‌توانند به شرکت‌های سازنده مراجعه کرده و پلتفرم موردنظر خود را اجاره کنند. EPR از چند برنامه مختلف تشکیل می‌شود ‌ کسب و کارها ابتدا برنامه‌های مورد نیاز با فعالیت خود را انتخاب می‌کنند. سپس شرکت سازنده برنامه‌ها را روی سرور مشتری بارگذاری می‌کند. بعد از آن، به راحتی می‌توان اطلاعات کسب و کار را در ‏EPR ذخیره سازی کرد.

مجموعه جوانبخت برای افرادی که برای یادگیری مراحل مقدماتی راه اندازی کسب و کار و موفقیت در آن علاقه‌مند هستند، تعدادی دوره های رایگان ارائه می‌دهد که در وبسایت این مجموعه قابل تهیه هستند.

مزایای EPR

برنامه ریزی منابع سازمانی مزایای گوناگونی دارد که در ادامه برخی از آن‌ها را برای شما بیان می‌کنیم:

• افزایش دقت و بهره وری

یکی از مهم‌ترین مزایای برنامه ریزی منابع سازمانی، افزایش دقت و بهره وری کسب و کار است. این پلتفرم با تجزیه و تحلیل دقیق داده‌ها از بروز اشتباه و خطا هنگام انجام محاسبات جلوگیری می‌کند. در نتیجه، دقت کارمندان و کارکنان حین بررسی داده‌ها افزایش می‌یابد. به این ترتیب، کسب و کار می‌تواند بهره وری بیشتری داشته باشد.

 این مسئله به نوبه خود بر کاهش هزینه و انرژی نیز موثر است زمانی که تمامی فعالیت های داخلی یک کسب و کار به خوبی مدیریت شوند، از بروز آسیب‌های مالی مثل ورشکستگی جلوگیری خواهد شد.

• گزارش دهی سریع

یکی دیگر از مهم‌ترین مزایای استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی، گزارش دهی سریع است. زمانی که داده‌های ورودی یک کسب و کار سریع‌تر تجزیه و تحلیل شوند، نتایج آن‌ها با سرعت بیشتری در اختیار کسب و کار قرار خواهد گرفت.

 گزارش دهی سریع به شرکت‌ها کمک می‌کند تا به درستی برنامه‌ریزی کرده و پیش بینی دقیقی از خطرات آینده داشته باشند. همچنین کسب و کارها با استفاده از گزارش دهی سریع می‌توانند وضعیت پروژه را به سرعت به افرادی مثل سهامداران اطلاع رسانی کنند.

• افزایش کارایی کسب و کار

از دیگر مزایای این پلتفرم، برنامه ریزی کارایی کسب و کار است. با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی، کارمندان می‌توانند اطلاعات مربوط به مشتریان و فروشندگان را با سرعت بیشتری پردازش و تجزیه و تحلیل کنند. تمامی اطلاعات مربوط به خریداران، فروشندگان و کسب و کارهای مرتبط در این نرم افزار ذخیره سازی می‌شود.

 در نتیجه، کارمندان قادر خواهند بود با یک جستجوی کوچک در نرم افزار، به تمامی اطلاعات مشتریان و مخاطبین مورد نظر خود دست پیدا کنند. همین مسئله موجب بهبود رضایت مشتری و کسب و کارهای ذینفع می‌شود. علاوه بر این، با استفاده از EPR هزینه‌های مربوط به خسارات و مشکلات داخلی سازمان کاهش پیدا می‌کند. زیرا کسب و کار فعالیت خود را به شکل کارآمدتری انجام می‌دهد.

• بهبود همکاری

از دیگر مزایای EPR، بهبود همکاری کسب و کار با سایر شرکت‌ها است. همچنین پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی، موجب بهبود همکاری کارمندان داخلی کسب و کار نیز می‌شود. به این ترتیب، کارمندان بخش‌های مختلف به راحتی دانش خود را با یکدیگر به اشتراک خواهند گذاشت. این همکاری موجب افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان می‌شود.

 در این حالت، کارکنان و کارمندان یک کسب و کار بهتر متوجه عملکرد همکاران خود خواهند شد. در نتیجه، سعی می‌کنند با تلاش فردی گام مهمی در زمینه توسعه کسب و کار بردارند. با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی، کارکنان مجبور نیستند به صورت دستی به انجام وظایف ساده بپردازند و می‌توانند زمان خود را به انجام کارهای مهم‌تر اختصاص دهند.

معایب EPR

پلتفرم EPR علاوه بر مزایا دارای معایبی نیز است که در ادامه برخی از آن‌ها برای شما بیان خواهد شد:

• تغییر روش کار

یکی از مهم‌ترین معایب پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی، این است که به طور کامل روش کار کارمندان و کارکنان شرکت را تغییر می‌دهد. با استفاده از EPR، دیگر نیازی به انجام روش‌های قدیمی برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و انجام محاسبات نیست. اگرچه این یک مسئله کاملا مناسب برای توسعه کسب و کار است، اما در اغلب موارد کارمندان نمی‌توانند با روش‌های جدید پردازش داده‌ها سازگاری پیدا کنند. زیرا بسیاری از آن‌ها با روش‌های قدیمی خو گرفته‌اند.

• افزایش هزینه

یکی از مهم‌ترین دلایلی که باعث می‌شود کسب و کارها تمایلی برای اجاره EPR نداشته باشند، بالا بودن هزینه اجاره پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی است. اگرچه روش‌های قدیمی بسیار کم هزینه هستند، اما بازدهی چندانی ندارند و بهره وری کسب و کار را کاهش می‌دهند. در نتیجه، کسب و کارهایی که قصد دارند در بازار جهانی رقابت خوبی با سایر مشاغل مشابه داشته باشند، باید این هزینه را پرداخت کنند.

نحوه انتخاب سیستم EPR

همانطور که گفته شد، اولین کاری که یک کسب و کار باید انجام دهد این است که به شرکت‌های سازنده پلتفرم EPR مراجعه کرده و برنامه مورد نظر خود را انتخاب کند. نحوه انتخاب سیستم EPR در اغلب موارد کار چندان ساده‌ای نیست. در ادامه به طور کامل درباره نحوه انتخاب این سیستم صحبت می‌کنیم:

• تعیین هدف

اولین و مهم‌ترین کاری که باید قبل از انتخاب نرم افزار ERP انجام دهید، تعیین هدف و نیازهای اصلی کسب و کار است. این مسئله به شما کمک می‌کند تا با درک بهتری برای اجاره نرم افزار اقدام کنید. برای رسیدن به یک نتیجه بهتر، پیشنهاد می‌کنیم یک جلسه مشاوره با تمامی کارمندان و کارکنان اصلی مجموعه برگزار کنید.

 اصلی‌ترین افرادی که از این سیستم استفاده می‌کنند، شامل کارمندان و کارکنان سازمان هستند. نظر این دسته از افراد به شما کمک می‌کند تا انتخاب بهتری داشته باشید. به عنوان مثال، ممکن است برخی از کارکنان در پردازش اطلاعات ورودی مشکل داشته باشند. در مقابل، ممکن است برخی دیگر از کارکنان توانایی انجام محاسبات حجم بالایی از داده‌ها را نداشته باشند. به این ترتیب، شما متوجه خواهید شد مشکل اصلی کسب و کار چیست و چگونه باید آن را رفع کرد.

• کسب اطلاعات

مرحله دوم برای انتخاب سیستم ERP، مشورت با کسب و کارهایی است که قبلا از پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمان استفاده کرده‌اند. بهترین کار این است که به صورت حضوری با این دسته از کسب و کارها صحبت کنید و از آن‌ها بخواهید اطلاعات بیشتری در رابطه با پلتفرم EPR در اختیار شما قرار دهند.

 برای درک کامل مسئله، از قبل تعدادی سوال آماده کنید و از کسب و کار مورد نظر بپرسید. به عنوان مثال، بپرسید برنامه‌ریزی منابع سازمانی چگونه در رفع مشکلات داخلی کسب و کار موثر است یا هزینه اجاره آن به صورت میانگین چقدر است. ترجیحا از کسب و کارها بخواهید بهترین شرکت سازنده برای اجاره پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی را به شما معرفی کنند.

• تماس با شرکت سازنده

بعد از اینکه تمامی گزینه‌های موجود را مورد بررسی قرار دادید، لازم است با شرکت سازنده سرویس تماس بگیرید. بعد از تماس با شرکت سازنده، از مشاوران و متخصصین مجموعه بخواهید اطلاعات دقیقی از پلتفرم ERP در اختیار شما قرار دهند. ترجیحا می‌توانید یک قرار حضوری تعیین کنید و سوالات خود را راحت‌تر بپرسید.

 تمامی خواسته‌ها و سوالات خود را روی کاغذ یادداشت کنید. این کار باعث می‌شود هنگام صحبت با مشاور، مشکلات کسب و کار راحت‌تر مطرح کنید. برخی از مسائلی که باید حتماً در جلسه مشاوره مطرح شود، شامل موارد زیر هستند:

• نصب و راه‌اندازی این سیستم روی سرورهای کسب و کار چقدر طول می‌کشد؟
• فرایند مدیریت پروژه چگونه خواهد بود و چه افرادی وظیفه مدیریت پروژه را برعهده دارند؟
• هزینه دریافت اشتراک و هزینه نهایی پروژه چقدر است؟ مبلغ اجاره باید به صورت ماهیانه پرداخت شود یا سالیانه؟
• آیا شرکت سازنده بعد از نصب پلتفرم به کارکنان کسب و کار آموزش می‌دهد؟
• نحوه نگهداری و بروزرسانی سیستم ERP چگونه است؟

سخن پایانی

در این مقاله به طور کامل درباره سیستم ERP صحبت شد. این سیستم، یک پلتفرم برنامه ریزی منابع سازمانی است که برای دسته بندی اطلاعات موجود در یک کسب و کار و جلوگیری از بی نظمی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از این سیستم، کارمندان و کارکنان فعالیت‌های خود را با سرعت بیشتری انجام می‌دهند و از بروز خطا یا مشکل هنگام انجام محاسبات جلوگیری خواهد شد.

 ERP، میزان درآمد و سود کسب و کار را افزایش داده و باعث بهبود روابط کسب و کار با سایر شرکت‌ها یا سازمان‌ها می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره روش‌های موفقیت در کسب و کار، پیشنهاد می‌کنیم سایر مقالات و وبلاگ‌های آکادمی کسب و کار جوانبخت را مطالعه کنید.