جملات کلیدی و حرفه ای در مذاکره

 کلمات نقش بزرگی در دنیای اطراف ما ایفا می­کنند به طوری که هرکلمه می­تواند تاثیر در مکالمه ما بگذارد و این تاثیر باتوجه به ماهیت آن کلمه ممکن است مثبت یا منفی باشد. همین امر باعث شده است تا انسان به دنبال تقویت توانایی مکالمه خود با به کار بردن کلمات تاثیر گذار باشد. قطعا این موضوع در دنیای مذاکره نقش پر رنگ تری دارد و ما نیز در این مقاله از آکامی کسب و کار جوانبخت قصد داریم بهترین و جادویی‌ترین کلمات، عبارات و ویژگی‌­های شخصیتی که افراد بزرگ در زمینه مذاکره از آن بهره برده‌­اند  و آن را به ما توصیه می‌کنند، معرفی کنیم.

درواقع هدف ما این است که به طور فعالانه این نکات را به شما آموزش دهیم، یعنی متوجه مثال‌ها شوید و بدانید که چه زمانی و کجا از آن­ها استفاده کنید. برای رسیدن به این هدف ابتدا یک دسته­بندی کلی­ از این عبارات را به شما نشان داده و در هر کدام از آنها مهم­ترین عبارت­هایی که به کار برده می­‌شود را آورده­ایم. در پایان نیزپر کاربردترین اصطلاحاتی که در دنیای مذاکره ممکن است با آن مواجه شوید را در اختیارتان قرار داده‌­ایم.

اصطلاحات و عبارات خاص بیان شده در مذاکره کنندگان بزرگ

اکنون شما قادرید خودتان با جمله ­بندی شخصی و بازی با کلمات، هرکدام از این تکنیک‌ها را اجرا کنید. برای اینکه یک مذاکره موفق داشته باشید علاوه بر موارد بالا لازم است با یک سری از اصطلاحات و عبارات خاص آشنا شوید، اصطلاحاتی که مذاکره کنندگان بزرگ در سخنانشان از آن­ها استفاده می­کنند. برخی از مهم­ترین آنها به شرح زیر است.

• Highball

به معنای درخواست بیشتر از آن میزانی است که فکر می‌­کنید شریک یا طرف مقابلتان قبول کند.

• Lowball

لوبال برعکس هایبال است یعنی درخواست کمتر از آن میزانی که فکر می­‌کنید شریک یا طرف مقابلتان ممکن است قبول کند.

• A line in the sand/walk away

به عبارتی می­‌توان گفت این به نقطه­ای اشاره دارد که خط قرمز شما است و به هیچ وجه حاضر به سازش نیستید مانند عدم خرید کالاهایی که کیفیتشان کمتر از حد استانداردهای مدنظر شما است.

• Reach to a Consensus یا به اجماع رسیدن

درواقع بیانگر آن است که دوطرف در نقطه­ای که قبلاً در آن اختلاف نظر داشتند، به توافق رسیده­اند.

• Stand one’s ground یا ایستادن در موضع خود

پافشاری و قاطعیت بر شرایط موجود در proposal یا پیشنهاد

• Counter proposal یا راه­حل جایگزین

پیشنهاد یا جایگزین کردن یک راه­حل به جای آن راه­حلی که با آن مخالف هستیم.

• Leverage یا اهرم قدرت

به اصطلاح برگ برنده یا آن چیزی که به شما در مذاکره قدرت می­دهد.

• Alternative یا جایگزین

به معنای ارائه پیشنهاد بهتر است.

• Aspiration Point یا نقطه آسپراسیون

آن نقطه‌­ای که فرد مذاکره کننده آن را هدف قرار داده و قصد دارد به آن برسد.

• Distributive Negotiation یا مذاکره توزیعی

اصولا توزیعی یعنی هر موقعیتی که سود یک طرف مذاکره برابر با ضرر طرف مقابل مذاکره باشد. بنابراین مذاکره توزیعی نوعی تکنیک است که فرد از ضرر طرف مقابل سود می‌­برد.

1.برقراری ارتباط و استقبال کردن

قطعا اولین برخوردها دارای اهمیت خاصی هستند، زیرا تصویری از شما در ذهن  فرد مقابل شکل می­‌دهد که حاوی شخصیت و خلق و خوی شماست. بنابراین ایجاد یک تصویر ذهنی مثبت از همان ابتدای شروع مذاکره مهم بوده و به شما کمک می­کند تا یک رابطه موثر و مثبت داشته باشید. خوش­مشربی و توانایی در برقرار کردن یک ارتباط خوب، دیگران را مجاب می­کند تا تمایل به همکاری با شما داشته باشند و همینطور این همکاری را ادامه دهند.

برخی از مثال­هایی که در این زمینه می­‌توان بیان کرد:

• «بسیار از دیدار شما خرسندم.»
• «امیدوارم سفر خوبی را پشت سر گذاشته باشید.»
• «چه کمکی از دستم بر میاد.»

2.بستن یا پایان دادن

پایان مذاکره همانند آغاز آن دارای اهمیت است و این موضوع صرف نظر از این است که نتیجه مذاکره مثبت یا منفی باشد. بهترین کار این است که به طور رسمی و درست بحث را خاتمه دهیم و این بر می­گردد به همان تاثیر گذاری کلمات و هنر سیاستمداری در مذاکره.

 برخی از عبارت­هایی که در خاتمه مذاکره بکار می­روند:

• «آیا حاضر به عقد قرار داد هستید؟»
• «ما حاضریم تا با شما همکاری کنیم.»
• «بهتر است بحث را به همین ترتیب نگه داشته و ادامه آن را به زمان دیگری موکول کنیم.»
• «اینجور که به نظر می­رسد هردوی ما موافق هستیم با این موضوع و بهتر است آن را مکتوب کنیم»

3.تعیین هدف مذاکره

همانطور که قبلا گفتیم نحوه شروع مذاکره مهم است و ادامه جلسه و مذاکره تحت تاثیر آن قرار دارد. درواقع با تعیین هدف از متشنج شدن جو جلوگیری می­شود، به این صورت که همه با توافق بر یک دستور کار و بیان اهدافی که دارند؛ روند جلسه را در رسیدن به نتیجه مطلوب و دلخواه تسهیل می­کنند.

برخی از این مثال­ها:

«قبل اینکه جلسه را شروع کنیم آیا موافقید که نگاهی به نکات اصلی بیاندازیم؟»

«اهداف و مقاصدی که ما داریم بدین شرح است.»

4.توضیح دادن

قطعا در طی یک مذاکره همواره امکان دارد که برداشت نادرستی از سخنان طرف مقابل شود، مذاکره به جهت نادرستی هدایت شود یا گاهی نیز پیشنهادات مبهم به نظر می­رسد؛ در این مواقع با ارائه توضیح بیشتر و بیان موشکافانه جزئیات این مشکل را برطرف می­کنند.

برخی از عبارت­هایی که در این زمینه بکار برده می­شوند:

• « منظور دقیق شما این است که…»
• «لطفا در این رابطه بیشتر توضیح دهید…»
• «می­توانید در رابطه با این نکته توضیح دهید که…؟»
• «لطفا بیشتر توضیح دهید، فقط می­خواهم که مطمئن شوم که منظور شما را درست متوجه شدم»

5.بررسی میزان موافقت طرف مقابل

پس از اینکه هدف مشخص شد، باید بپرسید که تا چه میزان افراد شرکت کننده در جلسه یا طرف مقابلتان با هدفی که تعیین کرده­اید موافق است. درواقع این پرسش به نوعی نشان می­دهد که شما برایشان ارزش قائل هستید.

به عنوان مثال می­توانید بپرسید که:

• «آیا نظر دیگری دارید؟»
• «آیا تمایل دارید که چیز دیگری به آن اضافه کنید؟»

6.ارائه پیشنهادات مورد نظر یا proposal

در روند مذاکره قصد ما رسیدن به هدفی است که مدنظر داریم و برای رسیدن به آن، راهکار­ها و پیشنهاداتی نیز وجود دارد. آن چیزی که اهمیت دارد این است که چگونه پیشنهادات خود را ارائه دهیم که مثمرثمر واقع شود و درصد موفقیت را افزایش دهد.

برخی جملاتی که می­توانیم از آن استفاده کنیم:

• « ما گزینه­های مختلفی برای شما داریم، برای نمونه…»
• «ما قصد داریم به شما پیشنهاد کنیم که…»

7.ارائه پیشنهاد متقابل یا پاسخ به پیشنهاد ارائه شده

منظور از این عبارت این است که گاهی ما در مقابل (proposal) ارائه شده پیشنهاد یا راه­حل دیگری داریم. برای ارائه این پیشنهادات می­توانیم از جملات زیر استفاده کنیم:

• «ایده بهتری دارم، پیشنهاد می­کنم که…»
• «شاید این ایده بهتر باشد که…»
• «یک راه­حل بهتر وجود دارد و ما می­توانیم از آن استفاده کنیم»

8.ابراز موافقت و مخالفت

اگر از نظر شما proposal)) یا پیشنهاد ارائه شده قابل قبول است، موافقتتان را بیان کنید. در طرف مقابل اگر فکر می­کنید که آن مطابق با استانداردهای شما نیست، می­توانید بدون هیچ واهمه­ و ترسی به دور از خصومت شخصی و با رعایت ادب نظرتان را ارائه دهید. همین دو کار به ظاهر ساده شما را به سمت رسیدن به نتیجه مطلوب سوق می­دهد. در هنگام بیان مخالفت بهتر است دلیل آن را نیز بیان کنیم چه بسا همین امر ممکن است باعث شود که طرف مقابل نیز نظرش را تغییر دهد.

برخی از عبارت­های مورد استفاده در بیان موافقت

• «از نظر من مشکلی ندارد»
• «با پیشنهاد شما موافقم»
• «از نظر من خوبه»
• «از نظر ما این پیشنهاد عالی به نظر می­رسد»
• «من فک می­کنم که با شما توافق نظر دارم»

برخی از عبارت­های مورد استفاده در بیان مخالفت

• «در این مورد با شما توافق نظر ندارم»
• «من تردید دارم که در این مورد با یکدیگر نقطه نظر مشترک داشته باشیم»
• «نگاه من در این مورد این گونه نیست»
• «متاسفانه باید بگویم که با نظر شما مخالفم»

9.بیان دلایل و استدلال

یکی از شیوه­هایی که شما می­توانید با استفاده از آن طرف مقابلتان را متقاعد کنید، بیان است. این بدین معنی است که اگر دلیل و استدلال درست و منطقی پشت پیشنهاد ارئه شده وجود داشته باشد، هر دوطرف با بیان آن باعث رفع بسیاری از ابهامات می­شوند و راحت­تر یکدیگر را متقاعد می­کنند.

برخی عبارت­هایی که بکار برده می­شوند :

• «یکی ازدلایل بهتر بودن این راه­حل این است که…»
• «دلیل اصلی پیشنهاد من این است که…»

10.سازش کردن

گاهی دو طرف با یکدیگر همسو نیستند و مخالفت­هایی دارند، درست است که نباید خیلی از موضع خود عقب نشینی کنیم و سر حرف خود بمانیم ولی در مواردی می­توان با انتخاب یک راه­حل دیگر باعث شد که دوطرف معامله سود کنند. شاید به اندازه پیشنهاد اول سودمند نباشد ولی یکی از شگرد­هایی است برای مواقعی که دیگر امیدی برای آن وجود ندارد و مذاکره را به یک نقطه مشترک می­کشانیم. با این حال

اما برخی از عبارت­هایی که تمایل شما را برای سازش نشان می­دهد:

• «به یک شرط حاضر به پذیرش پیشنهادت شما می­باشم.»
• «شرطی دارم، آیا حاضر به پذیرش آن هستید؟»

11.نشان دادن اولویت ­ها

بیان اولویت­ها از اهمیت شایانی برخوردار است و باید بدانید در چه نقطه از مذاکره آن را بیان کنید، اما در قدم اول باید اولویت­های خود را بشناسید. طبقه­بندی اهداف، طرف مقابل را قادر می­سازد که تشخیص دهد کدام هدف برای شما مهمتر و حیاتی­تر است و با در نظر گرفتن آن به یک نقطه مشترک برسید.

برخی از عبارت­هایی که می­توانید استفاده کنید تا اهدافتان را واضح‌تر نشان دهید:

• «الویت اصلی ما این است که…»
• «ما قصد داریم تا .»
• «مسأله­ای که برای ما حائز اهمیت، رسیدن به … است»

12.خرید زمان برای فکر کردن به گزینه ­های موجود

مواقعی پیش می­آید که ما برای تصمیم گیری نیاز به زمان بیشتری داریم تا همۀ موارد را مورد بررسی قرار دهیم یا مشورت کنیم، گاهی نیز به عنوان نماینده یک فرد یا جمع به مذاکره می­پردازیم و لازم است تا تایید نهایی را شخص دیگری دهد؛ در این موارد باید به اصطلاح زمان بخریم و تصمیم گیری را به تعویق بیندازیم.

برخی از عبارت­هایی که برای درخواست زمان بیشتر برای تصمیم گیری از آنها می­توان استفاده کرد:

• «باید درباره این موضوع بیشتر مطالعه و تحقیق کنم»
• «من باید این موضوع را به رئیسم اطلاع بدهم و با او مشورت کنم»
• «امکانش هست بییشتر درباره آن فکر کنم و بعدا دوباره نتیجه رو به شما اعلام کنم؟»

13.Result یا جمع بندی و نتیجه گیری

فرض کنید تمام توافقات و چانه­زنی­ها را انجام داده­اید و به دقایق پایانی جلسه رسیدید، بهترین کار این است که آن توافق نظرها را یک دور جمع­بندی و بیان کنید. با این کار به­ طور رسمی و واضح نتیجه جلسه اعلام می­شود و نقطه ابهامی نمی­ماند.

برخی از عبارت­هایی که از آن می­توان کمک گرفت:

• «پس نتیجۀ جلسه بدین صورت است. آیا چیزی را فراموش کردم؟»
• «بیایید یک بار دیگر نتیجه را مرور کنیم.»
• « بهتر است یک دور به نقطه نظرات مشترکی که رسیدیم نگاه کنیم.»
• «موافقید که خلاصه جلسه را مرور کنیم؟»
• «بنابراین همۀ ما در این نقطه… به توافق رسیدیم.»

سخن آخر

 مذاکره صرفا حفظ کردن روش­ها و فرمول­ها نیست بلکه یک هنر است. هنری که برای دستیابی به آن، ابتدا دانش آن را با استفاده از مقالات و تجربه­های بزرگان این زمینه می­آموزیم و در مرحله بعد آن را به کار می­بریم و رفته رفته تجربه شخصی خود را به آن می­افزاییم.