مذاکره چیست؟ مراحل انجام یک مذاکره موفق را بشناسید

مذاکره موفق بخش مهمی از فعالیت‌های کسب‌وکار شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف است. شرکت‌های کوچک و متوسط، اغلب در مورد معاملات کوچک‌تر با سود کمتر، نسبت به شرکت‌های بزرگ‌تر مذاکره می‌کنند. یافتن بهترین قرارداد، یک هدف حرفه‌ای و مهم برای بسیاری از کسب و کارهاست. یادگیری درباره مذاکره موفق و نحوه استفاده از آن در شغل شما می‌تواند مفید باشد و به شما کمک کند تا به توافق‌های با ارزش بیشتری چه در جهت شرکت و چه در جهت منافع شخصی دست یابید. در این مقاله از کسب و کار آکادمی جوانبخت ما درباره چیستی مذاکره موفق و مراحل انجام یک مذاکره موفق بحث و بررسی خواهیم کرد.

تعریف مذاکره

مذاکره زمانی است که دو یا چند طرف برای دستیابی به توافق دوجانبه یا چندجانبه در مورد راه‌حل برای یک مشکل یا درخواست بحث می‌کنند. شما می‌توانید از مذاکره، زمانی استفاده کنید که با یک فرد یا گروه دیگر درباره موضوعی در بحث هستید یا زمانی که می‌خواهید با رسیدن به یک توافق در زمان حال، از ایجاد تنش و درگیری در آینده جلوگیری کنید. در حالی که مذاکره می‌تواند ابزاری برای حل اختلافات بین طرفین باشد، این یک گام ضروری در رسیدن به شرایط مطلوب و امتیازات مورد نظر در بسیاری از توافقات تجاری است.

شما می‌توانید از مذاکره در بسیاری از موقعیت‌ها، از اختلافات تجاری گرفته تا بخش‌هایی از سیستم حقوقی یا در روابط داخلی و موقعیت‌های دولتی استفاده کنید. برخی از موقعیت‌هایی که در آن می‌توانید از مذاکره استفاده کنید عبارتند از: بحث در مورد هزینه‌های کالاها با تامین کنندگان، که شرایط یک مشارکت تجاری را ایجاد می‌کنند یا کالاها و خدمات را به مشتریان می‌رسانند.

6مرحله برای انجام یک مذاکره موفق

 تکمیل یک مذاکره موفق در جهت دل‌خواه شما، بسیار مهمتر از صرفا تعامل با سایر طرفین در مذاکره است. آماده‌سازی و اجرا نیز مراحل بحرانی و بسیار مهم هستند و تحلیل فرآیند مذاکره، به عنوان بخش‌هایی از این شش مرحله، می‌تواند مفید باشد:

۱. آماده ‌سازی

آماده‌سازی موثر به شما کمک می‌کند، اطلاعات لازم را قبل از مذاکره جمع‌آوری کرده و کیفیت مذاکرات خود را بهبود بخشید. علاوه بر بحث در مورد طرح‌های مذاکره واقعی با سایر گروه‌ها در این فاز، انجام آماده‌سازی داخلی قبل از مذاکرات نیز مفید است.  انجام تحقیق، ملاقات با ذینفعان یا تصمیم‌گیرندگان و توسعه برنامه‌های احتمالی می‌تواند گزینه‌های بیشتری را در زمانی که با سایر طرفین برای مذاکره ملاقات می‌کنید، فراهم کند.

۲. شروع بحث

به اشتراک گذاشتن اطلاعات بین طرفین در آغاز مذاکره، می‌تواند به شما کمک کند تا یک نتیجه مثبت برای همه طرفین ایجاد کنید. این امر، به هر گروه فرصت می‌دهد تا موضع خود را، در آغاز مذاکره مورد بحث قرار دهد و یک دیدگاه اولیه، برای طرف خود ایجاد کند. این کار به طرفین کمک می‌کند تا نسبت به درک مشترک، نکات کلیدی مرتبط با مذاکره، صحبت کنند تا در حین مذاکره به موضوعی واحد با نهایت تمرکز برسند.

۳. شفاف‌ سازی اهداف

همانند نحوه به اشتراک گذاری اطلاعات پایه می‌تواند، به طرفین کمک کند تا به یک درک مشترک در راستای موضوع مذاکره برسند. به اشتراک گذاشتن اهداف کلیدی ممکن است مذاکره موثرتری بین طرفین ایجاد کند. به اشتراک گذاشتن اهداف، به شما این امکان را می‌دهد که بفهمید شرکای مذاکره شما چه می‌خواهند و این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا اهداف شما را درک کنند.

این همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا موضوعات مورد علاقه مشترک را پیدا کرده و موضوعات اولویت پایین‌تر را برای هر دو طرف شناسایی کنید و به این بپردازید که آیا این موضوعات با اولویت پایین می‌توانند به توافق نهایی کمک کنند یا خیر. اگر این موضوع‌ها توانایی کمک به توافق نهایی را داشتند، می‌توانید با کشف آنها به مذاکره با طرف مقابل خود بپردازید و اگر این موضوعات کوچک و بی اهمیت بودند آنها را از چک لیست موضوعاتی که می‌خواهید به آنها بپردازید حذف کنید.

۴. مذاکره

فرآیند مذاکره اغلب شامل چندین دور بحث، پیشنهادهاست. در طول این مرحله، ایجاد یک پیشنهاد اولیه که با نتیجه ایده‌آل شما مطابقت داشته باشد یا یک پیشنهاد بالقوه که برای شرکت مفیدتر باشد. می‌تواند عنوان شده و مورد بحث قرار گیرد. این کار به شما اجازه می‌دهد تا ضمن بحث و مذاکره و بررسی گزینه‌ها، همچنان نزدیک به نتیجه ایده‌آل خود بمانید.

۵. توافق

همانطور که به مذاکره با سایر احزاب ادامه می‌دهید، اگر مذاکرات شما موفقیت‌آمیز و درجهت نفعی مناسب و پایاپای بین شما و طرف مقابل شما باشد، معمولا به توافق می‌رسید. اغلب، توافقنامه ‌های پس از مذاکرات، نشان‌دهنده توافق با یک یا چند طرف است که برای رسیدن به توافقی که عادلانه برای همه افراد درگیر است، امتیازاتی ایجاد و به طرف مقابل ارایه می‌کنند. در بیشتر مذاکرات تجاری، این امر با امضای قراردادی که هر گونه شرایط توافق را برای اطمینان از درک همه طرفین از این قرارداد داشته باشد ، به اوج خود می‌رسد.

۶. اجرای یک برنامه

پس از رسیدن به توافق، هر طرف درگیر در مذاکره مسئولیت اجرای بخشی از توافقنامه را برعهده می‌گیرد. هنگام موافقت نتیجه و قرارداد نهایی، مهم است که بفهمید مسئولیت‌های شما و شرکت در ارتباط با قرارداد چیست.

نکاتی برای مذاکره موفق در محل کار

چه در حال مذاکره با شرکتی که برای آن کار می‌کنید باشید و چه در خارج از شرکت‌ها و گروه‌ها هستید، دانستن نحوه مذاکره صحیح مفید است تا بتوانید روابط کاری مثبت ایجاد یا حفظ کنید. از نکات زیر برای بهبود مذاکرات حرفه‌ای خود استفاده کنید:

1.طریقه صحیح گوش دادن را تمرین کنید

زمانی که دیگران در طول مذاکره صحبت می‌کنند، بقیه اشخاص با دقت گوش می‌دهند. این کار یک ابزار ارزشمند است. نشان دادن این که شما در مذاکرات شرکت کرده‌اید، ممکن است به شما اجازه دهد که تاثیر مثبت ‌تری بر دیگر گروه‌ها بگذارید. چون ممکن است احساس کنند که شما با این بحث‌ها جدی برخورد می‌کنید و برای شما دارای اهمیت است. گوش دادن فعال، همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا فرصت‌های بالقوه را براساس آنچه که گروه‌های دیگر می‌گویند یا پیشنهاد می‌دهند، شناسایی کنید و با فنون دیگر مذاکره به سمت دستیابی به آن حرکت کنید.

2.به وضوح ارتباط برقرار کنید

درست همانطور که گوش دادن با دقت مهم است و نشان دهنده این است که شما گروه مقابل را درک می‌کنید، ارتباط برقرا کردن صحیح نیز به دیگر گروه‌ها می‌فهماند که شما در بحث جدی و علاقمند هستید. پس آنها نیز بیشتر به شما اعتماد می‌کنند و این موضوع احتمال رسیدن به نتیجه مطلوب را افزایش می‌دهد. صحبت کردن یا نوشتن، به وضوح برای کسانی که در مذاکره شرکت دارند درک موقعیت و جبهه شما را آسان‌تر می‌کند. این می‌تواند به شما اجازه دهد مذاکرات موثرتری داشته باشید که هم برای شما و هم برای شرکت سودمندتر است.

توانایی ایجاد ارتباط به شما اجازه می‌دهد تا روابطی با دیگران برقرار کنید که هر دو طرف احساس حمایت و درک می‌کنند. ایجاد ارتباط، مستلزم برقراری آن با هدف درک نیازها و خواسته‌های طرف مقابل است. ارتباط، به تسهیل تنش‌ها، ترویج همکاری و افزایش احتمال رسیدن به توافق کمک می‌کند. برای ایجاد ارتباط، نشان دادن احترام و استفاده از مهارت‌های شنیداری فعال حیاتی است.

3.برای همکاری آماده و مشتاق باشید

زمانی که در طول مذاکره به دنبال توافق هستیم، حفظ روابط مثبت با سایر طرف‌های درگیر می‌تواند مفید باشد. این به شما اجازه مذاکره با حسن‌نیت را می‌دهد که ممکن است با این کار به نتایج مطلوب‌تر برسید. مشاهده دیگران در مذاکره به عنوان همکاران (و نه به عنوان رقبا) ممکن است امکان بهبود عملکرد در طول مذاکرات را فراهم کند.

4.آرام باشید

در طول مذاکره درباره موضوعاتی که برای شما مهم هستند، ممکن است احساس افزایش استرس داشته باشید. در صورت امکان، مهم است که تاثیر احساسات خود را بر مذاکرات را به حداقل برسانید. این کار به شما اجازه می‌دهد تا آرام باشید. می‌تواند به شما کمک کند یک ظاهر حرفه‌ای از خودتان، برای گروه‌های دیگر ایجاد کنید و به شما کمک کند تا بر کسب بهترین معامله ممکن از به صورت متمرکز و هدفمند عمل کنید.

5.بگذارید حقایق شما را راهنمایی کنند

در طول فرآیند مذاکره، تا حد امکان تصمیم‌گیری های خود را بر روی حقایق و سایر اطلاعات مهم موجود قرار دهید. به جای اینکه فرضیات خود را در مورد آنچه که گروه‌های دیگر از مذاکره می‌خواهند، به درخواست‌های آن‌ها گوش دهید و انتظارات خود را بر طبق میل و درخواست خود پیاده کنید‌. این می‌تواند به شما کمک کند تا موضع آن‌ها را دقیق‌تر ارزیابی کنید و به شما این امکان را می‌دهد که معامله‌ای پیدا کنید که برای شما و کسب‌وکار شما بهترین نتیجه را به همراه داشته باشد.

6.مدیریت انتظارات در مذاکره موفق

همان طور که شما باید با هدف روشن وارد مذاکره شوید، طرف دیگر نیز از قبل، انتظارات تعریف‌شده خود را دارد. اگر حس کردید که نمی‌توانید با شرایط یکدیگر به طور کامل موافق باشید، می‌توانید سعی کنید انتظارات خود را تعدیل کنید و با دادن امتیازات و گرفتن امتیازات از شخص مقابل خود، سبب دستیابی نتیجه‌ای متعادل بشوید.

7.صبور باشید

برخی از مذاکرات می‌توانند زمان زیادی را برای دستیابی به یک نتیجه مطلوب تحمیل کنند و گاهی طرفین مجبور می‌شوند مذاکرات مجدد را انجام دهند. مذاکره کنندگان به جای جستجوی یک نتیجه‌گیری سریع، اغلب صبر می‌کنند تا وضعیت را به درستی ارزیابی کنند تا با بهترین تصمیم، به بهترین نتیجه برای مشتریان خود برسند.

8.سازگاری در مذاکره موفق

سازگاری برای مذاکره موفق حیاتی است. هر مذاکره منحصر به فرد است و وضعیت ممکن است از یک روز تا روز بعدی به کلی تغییر کند. برای مثال، یک گروه درگیر ممکن است درخواست‌های خود را به طور ناگهانی تغییر دهد. برنامه‌ریزی برای هر موقعیت ممکن، چالش برانگیز است. یک مذاکره‌کننده خوب می‌تواند به سرعت سازگار شود و در صورت نیاز یک برنامه جدید تعیین کند.

9رقیب

توانایی تاثیرگذاری بر دیگران یک مهارت بسیار مهم در مذاکره است. این کار به شما کمک می‌کند تعریف کنید که چرا راه‌حل پیشنهادی شما برای همه گروه‌ها سودمند است و دیگران را تشویق به حمایت از نقطه‌نظر شما می‌کند. علاوه بر متقاعد کردن، مذاکره کنندگان باید در صورت لزوم قاطعانه نیز باشند. ابراز وجود به شما این امکان را می‌دهد که نظرات خود را در کمال احترام به دیدگاه‌های طرف مقابل به صورت مقتدرانه بیان کنید.

10.اصول اخلاقی

داشتن اصول اخلاقی قوی، یک مهارت ضروری برای مذاکرات است. متفکر، با ادب و صادق بودن به طرف دیگر اجازه می‌دهد تا به آنچه می‌گویید اعتماد کند. به عنوان یک مذاکره‌کننده، شما باید بتوانید از تعهدات پیروی کنید. یک نکته بسیار مهم در مذاکره این است که برای نشان دادن و جلب اعتماد، از وعده بیش از حد اجتناب کنید چراکه اثر عکس خواهد داشت.

11.حل مساله

مذاکره نیازمند حل مساله قوی، برای دیدن مشکل و درک آن و در نهایت یافتن راه‌حل است. اگر قیمت خیلی بالا باشد، چطور می‌تواند پایین بیاید. اگر یک منبع در دسترس باشد، چه کاری می‌تواند برای افزایش آن انجام شود. یافتن راه‌حل‌های منحصر به فرد برای مشکلات می‌تواند عامل تعیین‌کننده در مذاکره باشد.

12.تصمیم‌ گیری

مذاکره کنندگان خوب می‌توانند در طول مذاکره قاطعانه عمل کنند. ممکن است توافق در حداقل‌ها در طول یک قرارداد و مذاکره ضروری باشد. باید بتوانید به طور قطعی واکنش نشان دهید. به یاد داشته باشید که تصمیمات شما، ممکن است تاثیرات ماندگاری بر خودتان یا شرکت شما داشته باشد. مهم است به انتخاب‌های پیش‌روی خود به دقت فکر کنید. رفتن به عقب و جلو بین انتخاب‌های شما بدون پاسخ روشن ممکن است در طرف مقابل شما و یا حتی در خود شما احساس ناکارآمدی و استرس غیر ضروری کند.

توصیه‌ هایی برای مذاکره موفق

این نکات را در نظر بگیرید تا به شما کمک کنند برای مذاکرات به نحو عالی آماده شوید:

۱. تحقیق خود را قبل از ورود به مذاکره انجام دهید

 تمام طرفین را ارزیابی کرده و اهداف آن‌ها را در نظر بگیرید. همچنین می‌تواند برای تحقیق و آشنایی با خصوصیات منحصر به فرد، شخصی که با آن مذاکره می‌کنید نیز مفید باشد. محدودیت‌های مذاکره‌کننده را درک کنید. آیا آن‌ها این توانایی را دارند که آنچه می‌خواهید به شما بدهند؟ درک این محدودیت‌ها می‌تواند به شما کمک کند که از این محدودیت‌ها به نفع خودتان استفاده کنید.

۲. اولویت‌ های خود را  مذاکره موفق بشناسید

مذاکرات اغلب برای هر طرف، در جهت رسیدن به نتیجه نهایی، مصالحه نیاز دارند. تعیین کنید که چه چیزی مهم‌تر از همه است و چه چیزی می‌خواهید یا می‌توانید با آن جایگزین کنید. تعیین اولویت‌ها پیش از زمان آغاز مذاکره می‌تواند به شما کمک کند تا آنچه را که از ازدست دادنش نگران هستید و امتناع می‌کنید را ارزیابی کنید و متوجه شوید که در کدام مسیر می‌خواهید حرکت کنید. اگر مجبور به از دست دادن امتیازی شدید چطور و چگونه آن فقدان را جبران کنید. اگر شما مذاکره ‌کننده هستید، در مورد آنچه هر دو طرف پیشنهاد می‌دهند و آنچه که از یکدیگر می‌خواهند، شفاف باشید و برای رسیدن به بهترین نتیجه شفافانه عمل کنید.

 3 . مخالفان را در نظر بگیرید

 آنهایی را که مخالف احتمالی مذاکرات شما هستند را شناسایی کنید. فکر می‌کنید مدیر شما به دلیل کاهش فروش، به درخواست افزایش حقوق شما اعتراض می‌کند؟ آیا حقوق پایه بالاتر را رد می‌کند، چراکه نرخ درخواست‌شده توسط شما بالاتر از حد متوسط است؟ تمام تضادهای مهم را یادداشت کنید و سپس اطلاعاتی را که می‌توانید برای بحث در جهت رسیدن به مقصود خود نیاز دارید را جمع‌آوری کنید.

۴. باز نگه داشتن دریچه ارتباطات در مذاکره موفق

درباره ارائه و گفت و گو درباره اهداف و انتظارات خود، برای کاهش ریسک سردرگمی، در مذاکره، ثابت‌قدم و فعال باشید. از مهارت‌های ارتباطی موثر از جمله زبان مناسب بدن، برای پاسخ‌های کلامی و  غیرکلامی استفاده کنید. برای راه‌حل‌های سودمند دوجانبه تلاش کنید و برای مصالحه در بن‌بست‌های احتمالی آماده باشید. اگر مذاکره‌کننده هستید، اطمینان حاصل کنید که دستورالعمل‌هایی برای بحث وجود دارد و هر دو طرف به آن‌ها پایبند هستند. لازم به ذکر است همیشه توافقنامه‌های کتبی دریافت کنید.

۵. بدانید چه موقع باید از مذاکره و موضوع دور شوید

یکی از سخت‌ترین بخش‌های مذاکره این است که بدانید چه زمانی باید دور شوید. مهم است که تمام مذاکراتی را که وارد می‌شوید را بشناسید و  تشخیص دهید که ممکن است با توجه به ریتم جلو رفتن مذاکره در کدام‌یک قادر به توافق نباشید. وقتی متوجه می‌شوید که هیچ مصالحه دیگری نمی‌تواند انجام شود و شرایط مناسب نمی‌تواند به دست آید، احتمالا زمان آن رسیده که مذاکرات را متوقف کنید.

۶. جدول زمانی خود را در ذهن داشته باشید

جدول زمانی می‌تواند به طور قابل‌توجهی بر موقعیت شما از لحاظ تقسیم قدرت در حین مذاکره تاثیر گذار باشد. اگر کسی یا هر دو طرف برای رسیدن به یک تصمیم عجله کنند، ممکن است خیلی از اقدامات خود را که باید مورد بحث و بررسی قرار می‌دادند را رها کرده و در نهایت پشیمان شوند. برای مثال، اگر می‌خواهید به سرعت یک شغل جدید پیدا کنید، ممکن است با پرداخت کم‌تر و یا مصالحه بیش از حد در مورد مزایای آن موضع بگیرید و وارد مذاکره شوید. در این مورد ممکن است از تصمیم خود در طولانی‌مدت بسیار ناراضی شوید.

نتیجه گیری مذاکره موفق

برای نتیجه‌گیری به زبان ساده می‌توان گفت مذاکره موفق یک تکنیک است. در باره بحث در میان افراد برای رسیدن به توافق متقابل که در آن هر کسی چیزی را بدست می‌آورد و موجب جلوگیری از درگیری در حال و آینده شود.