معرفی 8 راه برای تقویت مهارت ارتباطی در یک سازمان

توانایی رهبر برای برقراری ارتباط شفاف و موثر با کارکنان، در درون تیم‌ها و در سراسر سازمان، یکی از پایه‌های اصلی یک کسب و کار موفق است. این توانایی، در محیط‌های تجاری پیچیده و پرتحول امروزی که دارای راه‌های متفاوتی برای ارتباط گرفتن هستند و ممکن است از چند ملیت در یک تیم حضور داشته باشند، بسیار مهم و کلیدی است. بنابراین می‌توان حیاتی‌ترین توانایی، برای یک مدیر را، توانایی برقراری ارتباط با کارامدترین راه‌ها دانست. خبر خوب در اینجا این است که این راه‌های ارتباطی قابل آموزش و یادگیری هستند. در ادامه و در این مقاله از وبسایت آکادمی کسب و کار جوانبخت به شما چند راه برای تقویت مهارت ارتباطی را آموزش خواهیم داد.

1.تا حد ممکن خلاصه و واضح ارتباط بگیرید

• در درجه اول برای هر ارتباطی شما نیازمند انتخاب کلمات مناسب هستید. وقتی صحبت از انتخاب کلمات را پیش می‌کشیم، منظور صرفا انتخاب رندوم کلمات نیست. بلکه شما باید بتوانید در موقعیت‌های بیشمار موجود، بهترین کلمات را در کمترین زمان، یافت کرده و بیان کنید.
• در هر مکالمه‌ای خواه نوشتاری و خواه گفتاری، برای ایجاد ارتباطی قدرتمند و متقاعدکننده، شفافیت بالای کلمات شما و لحن بیانتان، کلیدی‌ترین راه ایجاد ارتباطی قدرتمند است.
• مهم است که پیش از ورود به هر مکالمه‌ای، ابتدا به بررسی و انتخاب اهداف و مخاطبان خود بپردازید. سعی کنید با دقت هرچه بیشتر به تشریح دقیق و صریح آنچه که طلب می‌کنید و علت درخواستتان بپردازید. اگر در این تشریح صریح، کیفیتی بالا را به نمایش بگذارید، شکی نخواهد ماند که مخاطب شما تمام اطلاعت پیش‌فرض از طرف شما را دریافت کرده‌است. اگر مخاطب شما با شفافیت هرچه بیشتر متوجه درخواست شما شود،

شانس شما برای رسیدن به هدفتان از آن مکالمه نیز افزایش خواهد یافت.

• از جسته و گریخته سخن گفتن، تا حد امکان جلوگیری کنید. هیچگاه از این شاخه به آن شاخه نپرید. چراکه علاوه بر از دست رفتن خط کلام از دست شما، باعث نامفهموم شدن کلمات شما و درنتیجه گیج شدن مخاطبتان خواهد شد.
• درست است، گاهی نیاز است که شما مطلبی را برای بهتر جا افتادن برای مخاطبتان تکرار کنید. مراقب باشید که کی و چگونه به این تکرار می‌پردازید. تا حد امکان تکرارهارا کم کنید. با تکرار جملات مهم شما می‌توانید اطمینان حاصل کنید که مخاطب شما، متوجه آنچه که گفته‌اید با کیفیت هرچه بهتر شده است. ولی اگر از این قابلیت بیش از حد استفاده کنید موجب از دست رفتن ارتباط مابین شما و مخاطبتان و گم‌شدن او در بین جملات خواهد شد. این گم شدن او سبب خواهد شد که او به فهم درست و جامعی از سخنان شما نرسد یا مکالمه را قطع کرده و برود.

2. زودتر از تایم شروع مکالمه آماده باشید

قبل از شروع سخن گفتن و شروع مکالمه، مطمئن شوید که می‌خواهید چه بگویید و چه کنید و مهمتر از آن با چه لحنی سخن بگویید. این آماده بودن نیازمند صبر و شکیبایی و تمرین در طی سالیان دراز است و چیزی نیست که بتوانید یک‌شبه و با یک‌بار تمرین به آن برسید. آمادگی شما صرفاَ به کلمات خلاصه نمی‌شوند. بلکه باید تفکری مناسب برای کل ارتباط از ابتدا تا انتها داشته باشید. تحقیق کنید که در صورت پیش نرفتن بحث بر طبق انتظارتان، به چه منابع و اطلاعاتی برای پشتیبانی از خود نیاز دارید. از پیش آماده شوید تا بتوانید به پرسش‌ها و انتقادات خواه معقول و خواه نامعقول پاسخی در خور بدهید. تا حد ممکن سعی کنید موارد غیر منتظره را پیش‌بینی و خود را برای آن‌ها آماده سازید. برای مثال اگر به فکر سخنرانی در شرکت خود هستید و می‌خواهید از کارمندان خود انتقادی کنید، حتما به مستنداتی در جهت حمایت از سخن خود دست‌بیابید.

پیش از حضور در محفلی حقوقی در جهت مذاکره، بدانید که هدف نهاییتان از این مذاکره چیست و به دنبال چه می‌گردید. در نظر داشته باشید که چه امتیازاتی را به رقیب می‌توانید بدهید و از دادن چه امتیازاتی معذور هستید. نکته مهم دیگر این است که منابع و مستنداتی را به‌کار بگیرید که مستند هستند و نه شایعاتی که در اجتماع موجوداند. اگر توانایی‌اش را داشتید خوب است که حتی پرسش‌هایی که برای گیر انداختن شما نیز قابلیت استفاده دارند را نیز با خود مرور کرده و به دنبال پاسخی درخور باشید.

3. مراقب ارتباطات غیرکلامی باشید

مراقب زبان بدن باشید این یک نکته خاص و معجزه کننده است. شاید بتوان به راحتی دروغ گفت یا به نحوی عمل کرد که خلاف حقیقت باشد. اما کنترل کردن زبان بدن هیچ‌گاه ساده نبوده و نیست. حالات بدن چه در شما و چه در مخاطبتان می‌تواند بیش از سخنان اطلاعات بدهد. بر طبق آمار این حالات بدنی حدود 65 تا 93 درصد بیش از آنچه که در سخن گفته می‌شود، اطلاعات می‌دهند. اگر در بین مکالمه‌ای متوجه اختلاف فاحشی بین آنچه در کلمات است با آنچه بر زبان می‌آید شدید، بهتر است به زبان بدن اعتماد کنید. شما به عنوان یک رهبر باید به خواندن نشانه‌های غیر کلامی مسلط باشید.

به عنوان مثال ممکن است شما با کارمندی روبه‌رو شوید که با کلمات به شما اعتراضی نمی‌کند، اما از ارتباط چشمی فرار و بازوهایی ضربدری دارد. این ویژگی ها نشانگر بیان اختلاف و عدم موافقت با شما است. به عنوان مثالی دیگر فرض کنید که در جایی در حال سخنرانی هستید و طرف مقابل شما ناگهان حالت بازوهایش ضربدری می‌شود، این به چه معناست؟

این یعنی آن شخص در آن موضوع با شما مخالف است حال دو حالت ممکن‌است. یا در ادامه بحث مخالفت خود را ابراز خواهد کرد یا ابراز زبانی نخواهد داشت. اما در آینده برای آن اقدام خواهد کرد. این یک آینده بینی نیست، بلکه فقط علمی است که شما با آموزش آن می‌توانید حرکات آینده را تا حدود زیادی متوجه شوید. در یک بحث همیشه باید به دنبال موافقت زبان بدن مخاطب علاوه بر موافقت‌های کلامی او بود. شما به عنوان یک رهبر نیز برای باور پذیر بودن باید تلاش کنید که این حالت‌های شما چه کلامی و چه غیر کلامی با هم هم‌خوانی داشته باشند. در غیر این صورت سبب بی‌اعتمادی در مخطب شما خواهد شد.

4. مراقب لحن خود باشید

• نحوه بیان، می‌تواند به اندازه آنچه می‌گویید مهم باشد. مانند سایر نشانه‌های غیرکلامی، لحن شما می‌تواند به پیام شما قدرت و تاکید بیافزاید، یا می‌تواند آن را تضعیف کند. لحن می‌تواند عامل مهمی در اختلافات و درگیری‌های محل کار باشد. یک کلمه مناسب انتخاب شده توسط شما با مفهوم مثبت باعث ایجاد حسن نیت و اعتماد می‌شود. همانطور که یک کلمه بد انتخاب شده توسط شما با مفاهیم نامشخص یا منفی می‌تواند به سرعت منجر به سوءتفاهم شود.
• هنگام صحبت کردن، مراقب لحن خود باشید. در زمان مکالمه، کنترل لحن برای اطمینان از مطابقت با هدف شما می‌تواند چالش برانگیز باشد، اما بسیار با اهمیت است. اما توجه به لحن خود به شما این امکان را می‌دهد که اگر به نظر می‌رسد یک ارتباط در جهت اشتباهی است، آن را به درستی تغییر دهید.
• هنگام نوشتن می‌توان کنترل لحن را به سادگی هرچه بیشترکنترل کرد. هنگام فکر کردن به لحن و همچنین پیام، ارتباط خود را یک بار، حتی بیشتر بخوانید. حتی بهتر است آن را با صدای بلند بخوانید یا از یک همکار مورد اعتماد بخواهید که آن را دوباره بخواند و ایراداتش را با هم برطرف سازید.
• هنگامی که درگیر یک گفتگوی حساس از طریق ایمیل یا سایر رسانه‌های اجتماعی هستید، در پاسخ دادن عجله نکنید. در صورت امکان، پاسخ خود را بنویسید، اما سپس برای ارسال آن یک یا دو روز صبر کنید و در این بین آن را حسابی با ویرایش‌ها بهتر کنید. در بسیاری از موارد، خواندن مجدد پیام خود پس از آرام شدن احساسات به شما امکان می‌دهد، لحن خود را به گونه‌ای تعدیل کنید که احتمال تشدید مشکل کمتر باشد.

5. گوش دادن فعال را تمرین کنید

بر طبق تعاریف، ارتباط همیشه شامل یک یا چندنفر است. درست است که گوش دادن بسیار چالش‌برانگیزتر از سخن گفتن است. اما اگر از آن مهم‌تر نباشد، کم اهمیت‌تر نیست. «مارجوری نورت»، کارشناس ارتباطات، در سایت خود به این موضوع اشاره داشت که ما فقط نیمی از آنچه طرف مقابل در طول هر مکالمه‌ای عنوان می‌کند را می‌شنویم. هدف از این کار (گوش دادن فعال)، فهم کلمات نیست بلکه فهم کل پیامی است که طرف مقابل سعی بر انتقال آن دارد.

برخی از نکاتی که می‌توان برای گوش دادن فعال عنوان کرد به شرح زیر است:

•  با بالاترین سطح توجهی که می‌توانید، به گوینده توجه کنید.
• ذهن خود را از قضاوت‌های بی مورد و پیش داوری ها تا حد امکان خالی کنید.
• مغلوب وسوسه افکار خود در جهت قطع کردن سخنان مخاطب نشوید. چراکه اگر در میان حرف او بپرید، جدا از اینکه بی ادبی است، موجب رها شدن رشته کلام از دست وی هم خواهد شد.
• مراقب زبان بدن خود باشید. درست است که شما به زبان بدن مسلط هستید، ولی دور از ذهن نیست که مخاطب شما نیز به آن مسلط باشد. پس با زبانن خود وی را به ادامه مکالمه تشویق کنید.
• پاسخ مخاطبتان را نسبت به پرسش خود یادداشت کنید. یادداشت کردن یکی از موارد اصلی در جهت فهم بهتر مطلب است. اگر یادداشت نکنید هر ثانیه‌ای که از اتمام مکالمه شما بگذرد، کلمات محوتر خواهند شد. پس یادداشت برداری کنید. سعی کنید پرسش‌هایی بپرسید که دارای پایانی باز باشند. این پرسش‌ها به شما کمک می‌کنند تا اولا با طرز فکر مخاطب خود بهتر آشنا شوید ثانیا به استخراج اطلاعاتی بیشتر نیز بپردازید.

6.هوش هیجانی خود را ارتقاء ببخشید

یکی از پایه‌های اصلی هر ارتباط هوش هیجانی است. تا زمانی که شما به عنوان سخنور نتوانید به هوش هیجانی خود مسلط شوید و آن را درک کنید، نخواهید توانست به طور کارآمد با دیگران ارتباط بگیرید. «مارگارت اندروز»، در پستی با عنوان روش‌های بهبود هوش هیجانی نوشت:« اگر از محرک‌های احساسات خود آگاه باشید، می‌توانید احساسات و رفتارهای خود را به درستی پیش‌بینی و کنترل کنید.»

رهبری را تصور کنید که دارای هوش هیجانی بالایی است. این رهبر به راحتی خواهد توانست، به طور فعال گوش فرا دهد و با حفظ لحن مناسب به اجرای زبان بدن مناسب نیز بپردازد. این رهبر بدون شک در همراه کردن دیگران موفق خواهد بود. درست است که درک و توجه به هوش‌هیجانی بسیار مهم است اما از همدلی با دیگران نیز غافل نشوید.

 برای مثال شاید کارمند شما بسیار عصبانی باشد، اما اینکه همدلی شما را نسبت به خود ببیند، می‌تواند باعث آرامش او شود. ممکن است، روزی مجبور به ارائه خبری ناخوشایند بشنوید، اما همین که به نظرات آنها گوش فرا دهید می‌تواند تا حدود زیادی از درد آنها بکاهد و به آنها آرامش دهد.

7.یک استراتژی در جهت ارتباط در محل کار ایجاد کنید

محل کار شما همه روزه بستر حوادث و اطلاعاتی است که خواه مثبت و خواه منفی در جریان هستند. حتی اگر شنونده فوق العاده‌ای نیز باشید، اگر از استراتژی مناسب استفاده نکنید، نمی‌توانید پیام خود را به صورت مناسب و با بیشترین بازدهی به کارمندان خود انتقال دهید. استراتژی ارتباطی شما به نحوی مانند یک پل عمل خواهد کرد که اطلاعات به واسطه آن دریافت یا انتقال داده شوند. هر استراتژی مناسب قشری خاص است. شما نمی‌توانید از یک استراتژی هم برای کارمندان و هم برای مافوق‌ها و هم برای مشتریان خود استفاده کنید. پس نیاز است استراتژی‌هایی را برای هر کدام از این اقشار به نحوی خاص و خصوصی سازی کنید تا بهترین بازده را داشته باشند.

جالب است بدانید برای مثال برای کارمندهایتان نیز نمی‌توانید از یک استراتژی در همه احوال استفاده کنید. گاهی ممکن است کارمند شما شاد و گاهی غمگین باشد، گاهی نا امید و گاهی سرشار از انگیره، پس شما نیاز دارید برای هر یک از این احوالات روشی معین داشته باشید. حال اگر می‌خواهید یک رهبر فوق‌العاده باشید باید برای هرکدام از کارمندان خود و برای هر حالت او نیز یک استراتژی داشته باشید. بله این‌کار بسیار دشوار است اما برای موفق بودن بسیار کمک‌کننده خواهند بود. ایجاد دستورالعمل و استراتژی مکتوب، می‌تواند جریان انتقال اطلاعات را ساده کند. مکتوب بودن استراتژی‌های شما سبب دریافت تمام اطلاعات مورد نیاز بدون هیچ کم‌وکاستی خواهد شد. این کار همچنین کمک می‌کند اطلاعاتی اضافی و ناکارامد را به طور صحیح حذف کرده تا اطلاعات خالص در دسترس شما قرار بگیرند.

8. فرهنگ سازمانی مثبت ایجاد کنید

فرهنگ شرکتی که در آن با هم ارتباط برقرار می‌کنید نیز نقشی حیاتی در ارتباط موثر دارد. در یک محیط کاری مثبت یعنی محیطی که مبتنی بر شفافیت، اعتماد، همدلی و گفتگوی بدون رودروایسی است، ارتباط به طور کلی آسان‌تر و موثرتر خواهد بود. اگر کارمندان به شما به عناون یک مدیر اعتماد کنند، از شنیدن پیام مدیر خود استقبال بیشتری خواهند کرد و تلاش خود را در جهت دستیابی به اهدافی که شما برایشان در نظر می‌گیرید، افزایش خواهند داد. در این صورت اگر مدیری که به آن اعتماد دارند حتی انتقادی نیز از ایشان بکند، در مقابل آن انتقاد مقاومتی شدید نخواهند داشت و به واسطه آن اعتماد ضمن پذیرش اشتباهات عملکردی خود، در جهت بهتر شدن خواهند کوشید.

 «لورن روبیس» در یک پست وبلاگی با عنوان شش نکته برای ایجاد فرهنگ بهتر در محل کار می‌گوید:

«خطرناک‌ترین سازمان، یک سازمان ساکت است». ارتباط، در هر دو جهت چه توسط شما با کارمندتان و چه توسط کارمندتان با شما، در یک بستر فرهنگی و اعتماد متقابل و مناسب، سبب پیشرفت هر دو طرف خواهد شد. مدیری را در نظر بگیرید که از اشتراک گذاری اطلاعات امتناع می‌کند، این مدیر بدون شک پذیرای پیشنهادات و انتقادات نیز نیست و حتی به اعتراف به اشتباه خود نیز نخواهد پرداخت.

 این مدیر محکوم به شکست خواهد بود چراکه حتی انتقاداتی سازنده که از سر دلسوزی یا حتی وظیفه به او گفته می‌شود را نمی‌شنود و در مقابل آن حالتی تدافعی می‌گیرد. اگر در محل کار شما، ارتباطی بر پایه اعتماد نباشد، و شفافیتی نداشته باشید، حتی کوچکترین انتقاد یا پیشنهاد نیز ممکن است به طور فجیعی اشتباه برداشت شده و سبب اختلافاتی عظیم گردد. حال آنکه اگر این شفافیت و اعتماد بود، آن انتقاد می‌توانست بسیار سازنده باشد.

 حتی اگر اعتماد و شفافیت نیز در حد فوق‌العاده در محل کار شما باشد، باز نیز ممکن است به سبب لحن‌های ابراز یا کلماتی شک آور، سوءتفاهم‌هایی به وجود بیاید، اما رفع این سوءتفاهم‌ها آن هم به بهترین راه است که از شما در پیش کارمندانتان مدیری فوق العاده می‌سازد. این سوءتفاهم‌ها اگر با استراتژی‌های مناسب شما همراه شوند، نه تنها سبب دلخوری و تنش نمی‌شود، بلکه در هنگام مکالمات دشوار، به داد شما خواهند رسید و به شما کمک خواهند کرد.

بررسی کلی

در این مقاله سعی بر آن بود که به معرفی چند راه برای تقویت مهارت‌های ارتباطی بپردازیم. بدون شک از مهم‌ترین توانایی‌هایی که یک مدیر یا یک کارمند موفق می‌تواند به سبب آن به موفقیت برسد، مهارت‌های ارتباطی است. تلاش کنید به مهارت‌های ذکر شده در این مقاله مسلط شده و آن‌ها را به کار ببرید. خوب بشنوید، خوب استراتژی بچینید و خوب سخن بگویید، به امید موفقیت شما عزیزان.