مدیر داخلی کیست؟ شرح وظایف مدیر داخلی و نحوه سنجش عملکرد

شرح وظایف مدیر داخلی چیست؟ مدیر داخلی را می‌توان بخش جدانشدنی از شرکت‌ها و کسب‌وکارها دانست. تفاوتی نمی‌کند کسب‌وکار شما در چه ابعادی باشد، قطعا به یک مدیر داخلی نیاز خواهید داشت. برای انتخاب یک مدیر داخلی سعی بر انتخاب شخصی داشته باشید که بسیار جدی و مسؤلیت‌پذیر باشد.

مدیرداخلی را با مدیرعامل نباید اشتباه گرفت. مدیر داخلی زیر‌دست مدیرعامل بوده و باید در صورت رخداد هر اتفاقی سریعا مدیرعامل را در جریان آن اتفاق قرار دهد و تصمیماتی پیشگیرانه برای کاهش آسیب اتخاذ کند. مدیرداخلی علاوه بر داشتن راهی مستقیم برای ارتباط با مدیرعامل، دارای راه‌های ارتباطی با سایر مدیران سایر بخش‌های شرکت بوده و سبب ایجاد هماهنگی بین بخش‌های مختلف شرکت خواهد شد. مدیرداخلی در میان کارمندان بوده و یکی از وظایف وی را می‌توان سنجش کارآمدی کارکنان دانست.

این شخصیت کارمندان را زیر نظر گرفته و با تذکراتی سبب بهبود عملکرد کارکنان می‌شود. او را می‌توان راهی ارتباطی بین مدیران و کارمندان به شمار آورد. اگر به طور کلی بخواهیم تعریفی برای مدیر داخلی ارائه دهیم باید گفت، مدیر داخلی کنترل مجموعه را چه در سطح داخلی و چه در سطح خارجی برعهده داشته و مدیریت می‌کند. در سطح یک شرکت ممکن است با تعدادی بسیار عنوان و مدیر روبه‌رو شوید. ما در این مقاله از آکادمی کسب و کار جوانبخت برروی جایگاه مدیر داخلی تمرکز کرده و به شما وظایف ایشان خواهیم پرداخت.

مدیر داخلی چه کسی است؟

مدیرداخلی در سطح مجموعه حاضر بوده و دارای حضوری مستمر در کنار کارمندان است. مدیر داخلی دارای نظارتی بالا بوده و سبب ارتقا کیفی کار کارکنان است. یکی از دشواری‌های مدیر داخلی را می‌توان نیاز به حضور مستمر ایشان در شرکت یا محل کار دانست. درکل می‌توان کنترل عمومی کل مجموعه را به عهده مدیر داخلی دانست.

 کاملا صحیح است که هرفرد در شرکت به دلیل وضایفی که دارد می‌تواند سبب پیشرفت یا پسرفت شرکت شود اما نقش مدیر داخلی در این ایجاد پیشرفت یا پسرفت بیش از سایرین است. چراکه دارای دسترسی و وظایف بیشتری است و به همین دلیل نیز باید در انتخاب مدیر داخلی بسیار توجه داشت و وسواس به خرج داد. از نظر میزان مسؤلیت، مدیر داخلی را پس از مدیرعامل می‌توان پرکارترین و پرمسؤلیت‌ترین مدیر مجموعه دانست.

شروط سازمانی در شغل مدیر داخلی

همانطور که در تیتر پیش نیز به آن اشاره شد، مدیر داخلی زیرنظر مستقیم مدیرعامل بوده اما با سایر مدیران نیز ارتباطی تنگاتنگ دارد. مدیر داخلی باید به نحوی دقیق به بررسی شرایط پرداخته تا بلافاصله مشکلات را به مدیران میان رده ابلاغ کرده و در جهت رفع مشکل پیش از به وجود آمدن آسیب‌هایی سنگین گام بردارد.

حوزه ارتباطی در سمت مدیر داخلی

 مدیر داخلی دارای حوزه کاری بسیار گسترده‌ای است که بخشی از آن در داخل و بخش دیگر آن مربوط به خارج از محیط شرکت است. یکی از نواحی کاری مدیر داخلی را می‌توان نقطه مرکزی بودن در یک شرکت دانست. مدیر داخلی به سبب موقعیت خاص خود اغلب هماهنگی ها، پیام ها و امور اجرایی و اداری و پیگیری ها را به انجام می‌رساند.

بخش های مختلف کاری مدیر داخلی

 شرایط کاری یک مدیر داخلی را می‌توان به دو بخش زیر تقسیم نمود.

اولین بخش کاری مدیر داخلی در قسمت ایجاد ارتباطات در درون شرکت است. چراکه مدیر داخلی نقطه مرکزی سازمان است و اکثر هماهنگی ها، پیام ها و امور اجرایی و اداری و پیگیری های شرکت زیر نظر او انجام می گیرد. همانطور که اشاره شد پس از مدیرعامل، مدیر داخلی دارای بیشترین نفوذ است. مدیر داخلی به سبب گستردگی اختیارات باید به هماهنگی بین پایین‌ترین تا بالاترین سطح شرکت پرداخته و وظایف و کارایی آن‌ها را ارزیابی و درخواست ایشان را به سایر مدیران و بخش ها ابلاغ کند. همچنین مدیر داخلی در استخدام‌ها و تعدیل نیروها نیز دارای آگاهی و تاثیر است.

دومین بخش کاری مدیر داخلی را می‌توان اقدامات خارج از سازمانی او دانست. طبیعی است که مدیر داخلی باید دارای سطح بالایی از توانایی سخن‌وری و معاشرت و اخلاق و ادب بوده تا بتواند ارتباطی صحیح را ایجاد کرده و شرکت را به هدف و سیاست‌های خاص خود برساند. مدیر داخلی باید بتواند به پیگیری‌های خارج از سازمانی رسیدگی کرده و با سایر سازمان‌ها ارتباطی قوی ایجاد کند. طبیعی است که اگر فردی فاقد تجارب لازم باشد یا ویژگی‌های گفته شده (سخن‌وری و ادب و معاشرت بالا و مسؤلیت‌پذیری و غیره) باشد، نمی‌تواند توانمند ظاهر شده و گره کار را باز کند.

ویژگی های شخصیت مطلوب در شغل مدیر داخلی

 مدیر داخلی باید دارای سطح اشتیاق بالایی در جهت یادگیری مسائل بروز بوده و اگر با سازمان‌های برون‌مرزی در ارتباط است باید به کسب مهارت‌های مورد نیاز همانند زبان نیز بپردازد تا بتواند سطح کیفیت ارتباط را به بالاترین حد خود برساند. یکی دیگر از ویژگی‌های ممتازی که یک مدیر داخلی باید داشته باشد، شکیبایی و صبر بالا و سازگاری و انعطافی مثال‌زدنی است.

 بدیهی است که مشکلات زمان و روز نمی‌شناسند و در هر لحظه و هر ساعت از شبانه‌روز امکان بروز مشکل موجود است. مدیر داخلی باید به سبب انعطاف بتواند فارغ از روز کاری یا تعطیلی در شرکت حاضر شده یا از راه دور به رفع مشکل بپردازد. به سبب همین وظایف است که مدیر داخلی به شخصیت‌هایی بسیار خاص نیازمند است و هرشخصی توانایی انجام این وظایف را ندارد.

خصوصیات شخصیتی مدیر داخلی

در تیتر قبل به بررسی برخی از ویژگی های شخصیت مطلوب در شغل مدیر داخلی پرداختیم. اما در این پارت قصد داریم به بررسی برخی ویژگی‌هایی بپردازیم که یک مدیر داخلی با دارا بودن آن‌ها می‌تواند در کارخود بسیار موفق‌تر ظاهر شده و راندمان بالاتری را داشته باشد. این ویژگی‌ها می‌توانند مبنای بسیار خوبی برای استخدام یک مدیر داخلی باشند.

1. اشتیاق بالا برای یادگیری مطالب و تجربیات جدید

2- روحیه بسیار انعطاف پذیر و سازگار با محیط و توانایی تطبیق با شرایط

3- دقت بسیار بالا در انجام کارها

4- قدرت تشخیص راه حل بالا و توانایی درک درست مشکل و انجام کار درست در شرایط حیاتی

5- مهارت روابط عمومی بسیار بالا

6- شناخت شخصیت های مختلف و در پیش گیری روش مناسب ارتباطی با انواع شخصیت ها

7- مسؤلیت پذیر بودن و توانایی ایجاد هماهنگی بین اعضا و مدیران شرکت

8- خوش رو و خوش اخلاق و با ادب

9- دلسوز و فروتن

10- شخصیتی رسمی و ظاهری متعارف

11- ذهنی منطقی و هشیار

دیگر ویژگی های مدیر داخلی

همچنین می‌توان به برخی دیگر از ویژگی‌ها نیز اشاره داشت که دارا بودن آن‌ها ضروری نبوده اما کیفیت مدیر داخلی با وجود آن‌ها بالاتر خواهد رفت.

1- دارابودن از تحصیلاتی بالا، حداقل کارشناسی، در حوزه های مرتبط با روابط عمومی یا مدیریت

2- دارا بودن از حداقل سابقه کار 5 ساله در زمینه کاری مدیریت

3- آشنایی بالا با اصول مکاتبه اداری و مفاهیم مرتبط با دبیرخانه

4- مسلط به نرم افزارهای مورد نیاز همانند آفیس

5- توانایی تایپ سریع

6- آشنا به روش های رفع مشکلات عمومی سیستم

7- آشنا با زبان انگلیسی و سایر زبان های مورد استفاده در جهت افزایش کیفیت ارتباطات داخلی یا خارجی

دارا بودن این ویژگی‌ها می‌توانند سبب افزایش بهره‌وری و کیفیت یک مدیر داخلی شوند.

وظایف مدیر داخلی نسبت به مدیرعامل

همانطور که گفته شد، مدیر داخلی را می‌توان شخص دوم یک شرکت دانست. مدیر داخلی در مقابل مدیرعامل دارای وظایفی به شرح زیر است.

1- چک کردن ایمیل های ارسالی از جانب مدیرعامل و پاسخگویی به آن ها

2- آشنایی کامل به روش های ارتباطی بین انجمن و مدیرعامل و تسلط برروی پیداکردن راه های ارتباطی و ایجاد راه بین کارکنان و مدیران

3-  نقش راهنما برای میهمانان شرکت و مدیرعامل

4- دقت در یادآوری اعمالی که مدیرعامل باید نسبت به آن ها اقدام داشته باشد

5- اطلاع رسانی از شرایط دقیق کاری کارکنان و سایر مدیران به مدیرعامل

6- پیگیری عوامل محول شده به مدیرعامل یا سایرمدیران

7- اقدامات لازم برای اخذ ویزا و بلیط و امور مربوط به آن برای دیدارهای برون مرزی

8- آماده سازی شرایط مناسب برای مدیرعامل در سفرهای خارجی

در بالا به تعدادی از وظایف مدیر داخلی نسبت به مافوق خود یعنی مدیرعامل اشاره شد. بسته به شرکت ممکن است گروهی از این مسؤلیت‌ها کاسته یا اضافه شوند.

شرح وظایف مدیر داخلی نسبت به سایر مدیران

مدیر داخلی علاه‌بر وظایفی که گفته شد، در مقابل سایر مدیران نیز دارای وظایفی به شرح زیر است.

ایشان باید برای جلسات ایجاد هماهنگی کرده تا سایر مدیران بتوانند به نحوی کارآمد در جلسات حضور یابند. همچنین مدیر داخلی باید به رفع مشکلات سایر مدیران نیز کمک کرده و پلی ارتباطی مابین سایر مدیران باشد.

میزان درامد یک مدیر داخلی

قرار داد یک مدیر داخلی به صورت تمام وقت بوده و میزان حقوق هرشرکت نیز با دیگری دارای تفاوت است. عرف عقد قرارداد با یک مدیر داخلی به این صورت است که باید به میزان 51 برابر حقوق ماهیانه خود، ارائه سفته به شرکت داشته باشد. همچنین مدیر داخلی دارای پاداش‌ها و جریمه‌هایی است که برطبق مواردی تعین می‌گردند. برخی از این موارد در زیر آورده شده‌اند.

1- نظم و پرستیژ مدیر داخلی و ورود و خروجی منظم و پیروی از قوانین و دریافت آموزش‌های جدید و مورد نیاز

2- تسلط به ابزارهای مورد نیاز در شرکت هدف و استفاده و شناخت مناسب از دستگاه هایی که در شرکت بکار گرفته میشوند در جهت راهنمایی و افزایش کیفیت سایر کارکنان

3- میزان رضایت سایر مدیران به ویژه مدیرعامل از تسلط و کیفیت کار مدیر داخلی

4- پاداش در صورت انجام کارهایی خارج از وظیفه و قرارداد و اعمالی پیش بینی نشده

5- میزان رعایت اخلاق حرفه ای و قدرت روایط عمومی و ایجاد ارتباط بالا

در نهایت میزان پاداش یا جریمه شما به عنوان مدیر داخلی به واسطه موارد گفته‌شده در بالا محاسبه خواهد شد. همانطور که در پیش نیز به آن اشاره شد، ممکن است در شرکت‌ها مواردی به موارد بالا اضافه شده یا کاسته شود.

اختیارات و امکانات مدیر داخلی

به طور کلی در دفتر مدیر داخلی می‌توان ابزارهایی همچون: رایانه و تلفکس و اسکنر و دستگاه پوز بانکی را مشاهده کرد. ضمنا مدیر داخلی دارای دسترسی به بخش‌هایی است که برای سایر کارکنان یا حتی مدیران بسته است. پس بسیار مهم است که فضای دفتر مدیر داخلی امن بوده تا سودجویان امکان سوءاستفاده از این امکانات را در جهت خرابکاری نداشته باشند. همچنین مدیر داخلی با هماهنگی مدیرعامل می‌تواند برای امور شرکت برنامه‌ریزی کرده و به واسطه خلاقیت بالای خود شرکت را به سوی پیشرفت همراهی کند. ممکن است برخی دیگر از امکانات و دسترسی‌ها نیز به توصیه و تشخیص مدیرعامل در اختیار شما به عنوان مدیر داخلی قرار گرفته یا کاسته شود.

مثال هایی از مدیران داخلی

بسته به هرشغل طبیعی است که چارچوب کاری و امکانات شغلی مدیر داخلی دست‌خوش تغییراتی شود. در زیر به برخی مشاغل و شرح وظایف مدیران داخلی آن‌ها برای بهتر جا افتادن مطلب خواهیم پرداخت. به دلیل جلوگیری از تکرار مطالب، از شرح دوباره وظایف مدیران داخلی شرکت‌ها به دلیل وجود در تیترهای گذشته این مقاله صرف‌نظر شده و به ارائه مثال‌هایی دیگر خواهیم پرداخت.

• وظایف مدیر داخلی تولیدی

اگر به شما مدیریت داخلی یک تولیدی پیشنهاد شده‌است، آگاه باشید که احتمالا هرروز شاهد تغییر وظایف خود خواهید بود. این سمت بسیار پویا بوده و به تحلیل بازار می‌پردازد. مدیر داخلی یک شرکت چه به صورت مستقیم و چه به صورت غیرمستقیم، در قسمت‌های مختلف خط تولید دارای نقش است. طبیعی است که اگر شرکتی دارای چندین خط تولید باشد، وظایف مدیران داخلی نیز چندین برابر خواهد شد.

خلاصه ای از شرح وظایف مدیر داخلی شرکت تولیدی

مدیر داخلی یک شرکت تولیدی دارای وظایفی متنوع بوده که در زیر به تعدادی از آن‌ها اشاره خواهیم داشت.

1- همکاری در ایجاد و راه اندازی خط تولید

2- ایده پردازی و ارائه پیشنهاداتی بدیع

3- ارتباط مستحکم با کارکنان

4- تخصیص منابع مورد نیاز

5- نظارت بر کار کارکنان و فرآیند تولید و ارائه گزارشاتی به مدیرعامل و سایر مدیران

6- تحلیل اقتصادی فعالی های شرکت

7- بهینه سازی روش استفاده از منابع شرکت

8- ایجاد نظم در فضای درونی و ارتباطات بیرونی شرکت

در بالا به ارائه بخشی از وظایف یک مدیر داخلی شرکت تولیدی پرداختیم. ممکن‌است برخی از این وظایف در شکت‌ها حذف یا اضافه شوند.

•  وظایف مدیر داخلی بیمارستان

بیمارستان را می‌توان یکی از حساس‌ترین شغل‌ها دانست. بیمارستان در زندگی ما انسان‌ها دارای اهمیتی فوق‌العاده است چراکه جان هزاران نفر در روز به این مکان و کارکنانش وابسته است. شکی نیست که مدیر داخلی بیمارستان نیز به همین میزان دارای اهمیت بوده و باید بسیار توانمند باشد.

باتوجه به اهمیت بیمارستان، نیاز است که فردی که به عنوان مدیر داخلی انتخاب می‌شود بسیار باوسواس و کارآمد باشند، چراکه جان بسیاری از مردم به روش فکری و تصمیمات آن‌ها وابسته است.

1- استانداردسازی کارها و هماهنگی ها در بیمارستان

2- نظارت بر روش ارائه خدمات و کیفیت ارائه خدمات سایر واحدهای تحت سرپرستی

3- تقسیم کار و سازماندهی و تعین میزان اختیارات واحدها

4- شرکت در سمینارها و کمیسیون ها

5-پیگیری میزان رضایت یا شکایات بیماران و ممدجویان برای عیب یابی کارکنان بیمارستان و ارتقا شرایط

6- نظارت بر میزان پاکیزگی و نظافت در بیمارستان

7- صدور دستورات و اعمال لازم برای ایجاد هماهنگی هرچه بیشتر بین واحدهای مختلف بیمارستان

در بالا به ارائه تعدادی از وظایف مدیر داخلی بیمارستان پرداختیم. همانطور که اشاره شد، این شغل دارای حساسیتی بسیاربالا بوده چراکه جان بسیاری از افراد به شما وابسته است.

• وظایف مدیر داخلی کلینیک

بدیهی است که کلینیک‌ها از بیمارستان‌ها کوچک‌تر هستند؛ اما نباید نقش آن‌ها را نیز در سلامت جان بیماران فراموش کرد. شاید ندانید اما حتی یک کلینیک کوچک نیز باید دارای مدیر داخلی بوده تا به هماهنگی رسیده و پیشرفت کند. شرح وظایف مدیر داخلی کلینیک را می‌توان از نظارت بر امور روزانه‌ای که در کلینیک اتفاق می‌افتند تا چیدن برنامه‌های مراقبتی در کلینیک دانست.

تصور کنید که در یک کلینیک تعدادی پزشک برای خدمت‌رسانی به مردم استخدام شده‌اند. حال این کلینیک یا مدیر داخلی نداشته باشد یا مدیر داخلی آن به وظایف ناآشنا باشد، چه خواهد شد؟ به علت ناکارآمد بودن مدیر داخلی، کارمندان وظایف خود را ندانسته و نمی‌دانند که مشکلات و اتفاقاتی حیاتی را باید به سمع و نظر چه‌کسی برسانند. به همین سبب روابط بین کارمندان دچار مشکل شده و از یک‌پارچگی خارج خواهد شد. این عدم نظم در مکانی درمانی پیش خواهد آمد، که به دلیل برخورد با جان انسان‌ها نیاز مبرمی به نظم دارد!

مهم ترین شرح وظایف مدیر داخلی کلینیک

در زیر به ارائه برخی از وظایف این شغل حساس خواهیم پرداخت.

1- برنامه ریزی بودجه

2- استخدام کارمندان باکیفیت

3- نظارت بر خرید و تعمیر و نگهداری تجهیزات

4- گسترش خدمات کلینیک برای بیماران

5- مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی کلینیک

در بالا به بررسی برخی از وظایف پرداختیم. هرکلینیک ممکن‌است بخشی را به شرح وظایف اضافه کرده یا از آن بکاهد.

بررسی کلی

مهم نیست که کارمندان یا مدیران شما تا چه‌میزان کاربلد و حرفه‌ای هستند، اگر مدیر داخلی منظم و کارآمدی نداشته باشید، نظم برهم خورده و کیفیت نهایی سازمان شما پایین خواهد بود. مدیر داخلی کسی است که دقت را به کار شما افزوده و سبب ایجاد هماهنگی میان افراد و مدیران شده تا از آشفتگی کاسته شود و به سوی نظم و پیشرفت گام بردارید.

مدیر داخلی در هر کسب‌وکار نیاز است و دارای شرح وظایف کلی یکسانی بوده، اما در ریز جزییات دارای تفاوت‌هایی است. این تفاوت‌ها بستگی به نوع کار و نظر مدیرعامل دارد. همانطور که گفته شد پس از مدیرعامل، مدیر داخلی را می‌توان پراهمیت‌ترین فرد یک کسب‌وکار دانست پس برشما واجب است که فردی خبره و باسابقه را برای این سمت در نظر بگیرید. موفق و کارآمد باشید.